Archiwizacja danych osobowych w dziale HR

Wdrażając wytyczne RODO, należy zastanowić się, jak długo można przechowywać poszczególne dokumenty zawierające dane osobowe.

Problem ten dotyczy m.in. aplikacji kandydatów do pracy, które zasadniczo powinny być wykorzystywane w ramach konkretnych procesów rekrutacji, a następnie niszczone (usuwane). Wyjątek stanowią przypadki, w których kandydat wyrazi zgodę na pozostawienie jego aplikacji na poczet przyszłych procesów rekrutacji, przy czym zgoda ta będzie musiała być wyrażona w sposób zgodny w wymaganiami RODO, a więc w sposób wyraźny (odrębne oświadczenie woli), niebudzący wątpliwości, czego dotyczy, oraz w sposób świadomy. Ten ostatni warunek oznacza, że kandydat do pracy powinien wyrazić taką zgodę po zapoznaniu się z klauzulą informacyjną. W ramach tej klauzuli potencjalny pracodawca będzie musiał przekazać informację m.in. o planowanym czasie przechowywania danych zawartych w aplikacji kandydata. Jak ustalić czas przechowywania? W przypadku dokumentów aplikacyjnych warto pamiętać, że stosunkowo szybko się dezaktualizują, co powoduje, że tak naprawdę nie stanowią już dużej wartości dla rekrutera. Choćby z tego punktu widzenia trzymanie CV w bazie danych przez długi czas nie ma większego sensu. Również RODO odnosi się do tego zagadnienia, ponieważ wymaga, by organizacja jako administrator danych dbała o aktualność posiadanych danych osobowych, a w przypadku ustalenia, że nie są zgodne z aktualnym stanem faktycznym – dokonywała ich aktualizacji lub usuwała je.

UWAGA!

W art. 5 jako jedną z podstawowych reguł przetwarzania danych osobowych RODO wskazuje „prawidłowość” danych, zgodnie z którą „(…) należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawid­łowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane”. Z punktu widzenia prowadzenia bazy CV na potrzeby przyszłych procesów rekrutacji można więc wewnętrznie ustalić czas przechowywania dokumentów w bazie (w praktyce przyjmuje się zazwyczaj rok), po którym powinna nastąpić aktualizacja danych lub decyzja o ich usunięciu. W takim wypadku warto opracować wewnętrzną procedurę przeglądów dokumentacji, zgodnie z którą dokumenty przechowywane dłużej niż uzgodniony okres (np. rok) podlegałyby aktualizacji (np. w ramach kontaktu z kandydatem) lub po prostu byłyby usuwane. Warto w tym ostatnim względzie pamiętać, że nie trzeba informować kandydatów o fakcie usunięcia ich aplikacji w baziedanych. Powinno się natomiast w ramach klauzuli informacyjnej przekazać kandydatowi informację odnoś­nie tego, jak długo zamierza się przechowywać jego CV w bazie danych, tak aby mógł w sposób świadomy wyrazić zgodę na tego typu operację przetwarzania danych.