Formularz kontaktowy na stronie www

Jeśli formularz kontaktowy na stronie www jest używany w ten sposób, że internauta wpisuje w nim jakieś zapytanie oraz swoje dane osobowe, a następnie przedsiębiorstwo tylko odpowiada na to zapytanie (oddzwania, odpisuje – ale tylko w temacie, który był „zadany” przez potencjalnego klienta), to na takie działanie nie potrzeba żadnych zgód, checkboxów itp

Artykuł 6 ust. 1 lit. b RODO stanowi, że dozwolone jest przetwarzanie danych osobowych w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania umowy albo jest to niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Pod lub obok takiego formularza kontaktowego (lub w innym dogodnym miejscu na stronie www, które jednak będzie łatwo zauważalne dla osoby wypełniającej formularz), powinna jedynie pojawić się polityka prywatności, która będzie m.in. wskazywała, kto jest administratorem danych osobowych, na jakie cele są one przetwarzane. Polityka taka nie jest obowiązkowym dokumentem, który musi znajdować się na każdej stronie www. Jest to jednak dobre „miejsce”, by zawrzeć w nim wszystkie informacje, których RODO wymaga dla spełnienia tzw. obowiązku informacyjnego (art. 13 RODO).

Jeśli właściciel strony www nie chce umieszczać na niej polityki prywatności, może wymagane informacje zawrzeć w samym formularzu kontaktowym (lub gdzieś obok niego w bliskim sąsiedztwie) lub w odpowiednich klauzulach (z checkboxem lub nie) umieszczonych obok lub pod formularzem. Z uwagi jednak na obszerność obowiązku informacyjnego (art. 13 RODO, ust. 1, 2 zawiera 12 punktów) wydaje się, że takie klauzule nie będą chętnie stosowane na stronach www. Należy przy tym pamiętać, że RODO wprowadza obowiązek formułowania wszelkich komunikatów dotyczących przetwarzania danych osobowych w sposób jasny i prostym językiem, w formie zwięz­łej i przejrzystej. Nie będą spełniały powyższego wymogu komunikaty pisane małymi literami, czcionką mało odróżniającą się od tła, umieszczone na stronie www w taki sposób, by „nie zwracały na siebie uwagi”.

Dopuszczalne będzie także wykonanie obowiązku informacyjnego w komunikacie „rozwijalnym”. Chodzi o taki komunikat, w którym pierwotnie widać tylko część tekstu, a po najechaniu na niego myszką – rozwija się całość.

Warto również pamiętać, że w trakcie „rozmowy” wywołanej pierwszym zapytaniem od klienta, klient ten może udzielić dalszych zgód na cele marketingowe.
 

Przykład

Na stronie www firmy organizującej szkolenia znajduje się formularz kontaktowy. Internauta przesyła zapytanie, prosząc o pewne konkretne informacje na temat szkoleń z dziedziny marketingu. Przedstawiciel firmy odpowiada na to pytanie, przesyłając internaucie wiadomość e-mail ze szczegółami oferty. Jednocześnie zostaje zadane pytanie, czy internauta chciałby w przyszłości otrzymywać także informacje o organizowanych przez firmę konferencjach. Internauta udziela takiej zgody w kolejnym e-mailu lub poprzez kliknięcie w odpowiedni przycisk/link.

 

Przykład

Na stronie www została zamontowana tzw. wtyczka narzędzia automatyzującego kontakt telefoniczny z osobami wchodzącymi na stronę www (narzędzie typu Callpage). Internauta wypełnia pole w formularzu, podając swój numer telefonu.


Oczywistym jest, że na wykonanie takiego połączenia tele­fonicznego właściciel witryny nie musi pozyskiwać żadnych dodatkowych zgód. Już bowiem wpisanie numeru telefonu w odpowiednie pole będzie uważane za wyrażenie zgody na kontakt telefoniczny. W trakcie takiej rozmowy właściciel strony www może zapytać internautę o dalsze zgody (np. na przesyłanie SMS, newslettera, innych informacji i ofert drogą e-mailową). Przedsiębiorca powinien przy tym pamiętać o nagrywaniu rozmowy (do celów dowodowych) oraz o poinformowaniu na wstępie rozmowy, że będzie ona nagrywana.

Taki formularz jak powyżej można wykorzystywać jedynie do celu udzielenia odpowiedzi na pytanie, które zadał internauta w tym formularzu. W formularzu brakuje instrumentu, którym wykonywano by obowiązek informacyjny.

Jeszcze lepszy przykład formularza kontaktowego:
 


Formularz kontaktowy, który ma zbierać leady do celów sprzedażowych

Jeśli dane z formularza kontaktowego przedsiębiorca chce „zachować na przyszłość” i ewentualnie dział sprzedaży ma zamiar wrócić do tej osoby np. za 6 miesięcy, by zaproponować jej jakiś inny produkt niż ten, o który pytała na początku, wówczas będzie to bardziej skomplikowane z punktu widzenia RODO. W takim przypadku trzeba będzie dopisać do formularza odpowiednie zgody i bezwzględnie konieczne będzie wskazanie internaucie, w jaki sposób i na jakie konkretnie cele będą w przyszłości wykorzystywane jego dane.