Sposób i zakres wprowadzenia monitoringu w miejscu pracy zostały bardzo szczegółowo uregulowane w Kodeksie pracy. Takie podejście ustawodawcy wynika przede wszystkim z założenia, że w relacji pracodawca – pracownik to właśnie osoby zatrudnione są zazwyczaj w gorszej pozycji, wynikającej z zależności od podmiotu zatrudniającego. W związku z tym przepisy prawa dotyczące wykorzystania monitoringu w zakładzie pracy ściśle określają, w jakich sytuacjach pracodawca może wprowadzić monitoring, w jakim celu, a przede wszystkim w jaki sposób powinien poinformować załogę o wprowadzeniu monitoringu.
Wymogi prawne dotyczące zainstalowania monitoringu
Pracodawca może zainstalować monitoring wyłącznie na podstawie art. 22[2] § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym można wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Należy jednak pamiętać o wyłączeniach dotyczących instalacji monitoringu wskazanych w § 11 wskazanego przepisu, zgodnie z którymi monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Natomiast w § 2 tego artykułu zastrzeżono że monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Co ważne, monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
W takich przypadkach zgodnie z art. 22[2] § 1 Kodeksu pracy: nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, powyższy termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wskazanych wyżej okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Kodeks pracy przewiduje także możliwość zastosowania innych form monitoringu. Zgodnie z art. 23[3] § 1 Kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej), natomiast w § 4 wskazano, że w wyżej wymienionych celach dopuszczalne jest też stosowanie innych form monitoringu. Należy jednak przy tym pamiętać, że w § 2 tego artykułu zastrzeżono, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Powyższe zastrzeżenie stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu.
Ważne
Kodeks pracy szczegółowo wskazuje, w jakich celach można wprowadzić monitoring w zakładzie pracy.
Zainstalowanie monitoringu wizyjnego jest dopuszczalne wyłącznie w celach zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Wprowadzenie innych form monitoringu (np. kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika czy zainstalowanie nadajników GPS w samochodach służbowych) jest natomiast dopuszczalne tylko w celach zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Tego typu monitoring jest dopuszczalny jedynie w sytuacji, gdy pracodawca chce zapewnić organizację pracy umożliwiającą adekwatne obciążenie wszystkich pracowników zleconymi obowiązkami oraz sprawdzić, czy pracownicy wykorzystują powierzone im narzędzia do celów zawodowych.
Na marginesie należy wskazać, że pracodawcy absolutnie nie wolno kontrolować prywatnej korespondencji swoich pracowników, gdyż takie zachowanie narusza konstytucyjne prawo do prywatności.
Sposób informowania o wprowadzonym monitoringu
Powołane wyżej przepisy Kodeksu pracy dokładnie regulują też sposób, w jaki pracodawca powinien informować swoich pracowników o formach wprowadzonego w zakładzie pracy monitoringu...
Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem