Jak przygotować się do kontroli prowadzonej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych?

Po wejściu w życie przepisów RODO administratorzy danych najbardziej obawiają się wysokich kar administracyjnych, które organ nadzorczy może nałożyć na podmioty, które nie przestrzegają przepisów o ochronie danych osobowych. Ewentualna decyzja o nałożeniu kary na administratora danych lub zastosowania innych sankcji może zostać podjęta po przeprowadzeniu kontroli przez organ nadzorczy. Szczegółowy sposób i tryb przeprowadzenia kontroli zostały określone w nowej ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000), zwanej dalej u.o.d.o.

Zgodnie z art. 78 u.o.d.o. kontrolę przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przeprowadza Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kontrole przeprowadzane są zgodnie z zatwierdzonym przez Prezesa Urzędu planem kontroli lub na podstawie uzyskanych przez Prezesa Urzędu informacji lub w ramach monitorowania przestrzegania przepisów RODO.

Wskazówka!

Warto pamiętać, że kontrola może być wszczęta w wyniku złożenia skargi na administratora danych przez osobę, której dane dotyczą, jeżeli osoba ta uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO.

Dlatego należy położyć szczególny nacisk na komunikację z klientami, zwłaszcza tymi, którzy zwracają uwagę na kwestie związane z ochroną danych osobowych.

Zlekceważenie takiego klienta może doprowadzić do złożenia przez niego skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, co docelowo może skończyć się kontrolą.

Warto podkreślić, że odpowiedni standard obsługi klienta, także w zakresie związanym z ochroną danych osobowych, wpływa bardzo pozytywnie na postrzeganie firmy i wydaje się najlepszym sposobem na ograniczenie ewentualnych skarg do organu nadzorczego składanych przez klientów.