Jakie warunki musi spełnić pracodawca, aby móc wprowadzić analizę bilingów telefonicznych w swojej firmie?

W pierwszej kolejności należy wskazać, że pracownicy muszą wiedzieć, że w firmie prowadzona jest kontrola bilingów. Sposób informowania pracowników o prowadzeniu tego rodzaju monitoringu został szczegółowo określony w art. 222 Kodeksu pracy.

Zgodnie z powołanym przepisem cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
 

Wskazówka

Jeżeli przedsiębiorca jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu pracy, czyli w przypadku gdy zatrudnia co najmniej 50 pracowników, powinien w regulaminie pracy zawrzeć informacje o wszystkich stosowanych przez niego formach monitoringu.

Jeżeli oprócz analizy bilingów połączeń telefonicznych pracodawca stosuje także inne formy monitoringu, np. monitoring wizyjny albo poczty elektronicznej, w regulaminie pracy należy – oddzielnie dla każdej z wykorzystywanych form monitoringu – określić jego cel, zakres i sposób zastosowania.

Jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu pracy, powinien powyższe informacje zawrzeć w obwieszczeniu.

Natomiast w przypadku pracodawców objętych zbiorowym układem pracy powyższe informacje powinny zostać zawarte w zbiorowym układzie pracy.


Określając cel wykorzystania monitoringu, pracodawca powinien mieć na względzie powołane wyżej przepisy Kodeksu pracy, zgodnie z którymi wskazane formy monitoringu są dopuszczalne w przypadku, gdy ich zastosowanie ma służyć zapewnieniu organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W tej sytuacji cel zastosowania wybranych form monitoringu powinien być zbieżny z celami wskazanymi powyżej. Stosowanie monitoringu w formie analizy bilingów połączeń telefonicznych powinno służyć celom określonym w Kodeksie pracy. Nie można stosować tego rodzaju monitoringu w innych celach, chyba że będzie to dopuszczalne na podstawie innych niż Kodeks pracy przepisów szczegółowych
 

Wskazówka

Zasadą jest, że stosując wybrane przez siebie narzędzia do monitoringu pracowników, pracodawca powinien mieć na uwadze, że może je stosować tylko w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy i efektywnego wykorzystania czasu pracy, a także zapewnienia właściwego wykorzystania przez pracowników udostępnionych mu narzędzi.

Dopuszczalne są zatem sytuacje, w których pracodawca stosuje wybraną formę monitoringu po to, by sprawdzić, czy pracownicy właściwie wykorzystują służbowy telefon lub laptop, ewentualnie, jak wykorzystują czas pracy.

Natomiast niedopuszczalne są sytuacje, w których pracodawca wykorzystałby zgromadzone w ten sposób dane w innych celach niż te wskazane w przepisach Kodeksu pracy.


Dodatkowo, wprowadzając wybrany sposób monitoringu, pracodawca powinien wskazać zakres i sposób jego zastosowania. Pracownicy powinni dostać wyraźną informację, w jaki sposób bilingi z ich telefonów służbowych będą monitorowane i sprawdzane.
 

Wskazówka

Niezależnie od zawarcia w regulaminie pracy lub obwieszczeniu informacji o celu, sposobie i zakresie wykorzystania monitoringu, pracodawca powinien przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazać mu te informacje na piśmie.

 

Przyjmując nowego pracownika, należy zadbać o to, by razem z pakietem dokumentów i informacji wymaganych przez przepisy prawa pracy, które otrzymuje pracownik, przekazać mu także informacje o wykorzystywanych przez pracodawcę narzędziach monitorowania pracowników.