Monitoring a RODO – oświadczenia pracownika i pracodawcy

Wejście w życie przepisów RODO wprowadziło wiele zmian w zakresie ochrony danych osobowych. Jednak wraz ze zmianą przepisów o ochronie danych osobowych zmieniono też przepisy Kodeksu pracy, precyzując, w jakim zakresie pracodawca może wykorzystywać monitoring w zakładzie pracy. Zasady wykorzystania monitoringu przez pracodawcę określono w art. 222 i art. 223 Kodeksu pracy.

Wskazówka!

Od dnia 25 maja 2018 r. do Kodeku pracy wprowadzono przepisy dotyczące monitoringu pracowników. Przepisy te określają, kiedy i w jakim zakresie pracodawca jest uprawniony do wprowadzenia monitoringu, ale wskazują także obszary, w których nie mogą być zamontowane kamery.

Ponadto przepisy szczegółowo precyzują, w jakim zakresie pracodawca jest zobowiązany do informowania pracownika o stosowanym monitoringu. Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacje te powinien otrzymać także każdy nowo przyjęty pracownik przed dopuszczeniem do pracy. Sposób zastosowania monitoringu powinien zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub w regu laminie pracy lub w stosownym obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Co istotne, dostosowanie się do tych wymogów jest obowiązkiem pracodawcy nie tylko na gruncie przepisów RODO, ale także przepisów prawa pracy.

Poniżej przedstawiono przykładowe oświadczenia pracodawcy dotyczące celu i zakresu wprowadzonego i stosowanego monitoringu, jak również oświadczenia pracownika potwierdzające, że uzyskał wymagane przepisami prawa informacje w tym zakresie. Oczywiście, w praktyce działalności każdej firmy sposób wykorzystania monitoringu może być różny, jednak podane niżej przykłady mogą być wskazówką i bazą do stworzenia klauzul informacyjnych dostosowanych do potrzeb danego przedsiębiorcy.

  1. Oświadczenie pracodawcy o wprowadzeniu monitoringu GPS w samochodach służbowych

Niniejszym informuję, że od dnia ………. w samochodach służbowych marki ……........ wprowadzony zostaje monitoring GPS. Monitoring GPS będzie umożliwiał kontrolę czasu pracy pracowników korzystających ze wskazanych samochodów oraz kontrolę zużycia paliwa.

Wprowadzenie monitoringu GPS ma na celu wyłącznie zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochronę mienia firmy, jak również wykrywanie zachowań, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę. Materiały zgromadzone w wyniku wprowadzenia monitoringu GPS będą przez pracodawcę wykorzystywane wyłącznie w celu wskazanym powyżej. Będą one udostępniane wyłącznie osobom upoważnionym przez pracodawcę lub organom państwowym na podstawie stosownych przepisów prawa. Pracodawca będzie przechowywał wskazane materiały z monitoringu przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy.

Pracownik, którego dane znajdują się w materiałach pozyskanych z monitoringu, ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo ich sprostowania, prawo do żądania ich usunięcia, prawo do żądania ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO.

 

………………………………………………………

(data i czytelny podpis pracodawcy)

  1. Oświadczenie pracodawcy o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego

Niniejszym informuję, że od dnia ………....… na terenie zakładu pracy ..................……. został wprowadzony monitoring wizyjny obejmujący następujące pomieszczenia: ………………… (np. biura, magazyn, hala produkcyjna itd.). Monitoring wizyjny nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Monitoring wizyjny obejmuje nagrania wideo, bez fonii.

Monitoring zostaje wprowadzony w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie we wskazanym wyżej celu i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Nagrania obrazu są udostępniane wyłącznie osobom upoważnionym przez pracodawcę lub organom państwowym na podstawie stosownych przepisów.

W przypadku, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu, wskazany wyżej 3-miesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia toczącego się postępowania.

Pracownik, którego dane znajdują się w materiałach pozyskanych z monitoringu, ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo ich sprostowania, prawo do żądania ich usunięcia, prawo do żądania ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO.

 

………………………………………………………

(data i czytelny podpis pracodawcy)

Wskazówka!

Zgodnie z art. 222 Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajem nicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca może wprowadzić także szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Monitoring może zatem obejmować zarówno teren wokół zakładu pracy, jak i pomieszczenia wewnętrze. Należy jednak pamiętać o tym, że monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

  1. Oświadczenie pracownika o tym, że został poinformowany o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego

Niniejszym oświadczam, że zostałem poinformowany, że od dnia …… na terenie zakładu pracy …..............................… zostanie wprowadzony monitoring wizyjny obejmujący następujące pomieszczenia ………………………………..

Jednocześnie oświadczam, że zostałem poinformowany o celu wprowadzenia monitoringu, zakresie jego wykorzystania, podmiotach, którym będzie on mógł zostać udostępniony, o czasie przechowywania nagrań obrazu oraz uprawnieniach przysługujących mi zgodnie z przepisami RODO.

 

………………………………………………………

(data i czytelny podpis pracownika)

  1. Oświadczenie pracodawcy o wprowadzeniu monitoringu rozmów telefonicznych

Niniejszym informuję, że od dnia ………………. w zakładzie pracy …....………. został wprowadzony monitoring rozmów telefonicznych.

Monitoring zostaje wprowadzony w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia oraz zacho­wania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Materiały zgromadzone w wyniku prowadzonego monitoringu rozmów telefonicznych pracodawca będzie przetwarzał wyłącznie we wskazanym wyżej celu. Zgromadzone materiały będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Materiały zgromadzone w wyniku prowadzonego monitoringu rozmów telefonicznych będą udostępniane wyłącznie osobom upoważnionym przez pracodawcę lub organom państwowym, na podstawie stosownych przepisów.

Pracownik, którego dane znajdują się w materiałach pozyskanych z monitoringu, ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo ich sprostowania, prawo do żądania ich usunięcia, prawo do żądania ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO.

 

………………………………………………………

(data i czytelny podpis pracodawcy)

 

  1. Oświadczenie pracownika, że został poinformowany o wprowadzeniu monitoringu

Niniejszym oświadczam, że zostałem poinformowany, że od dnia ...…… w zakładzie pracy ……........... zostanie wprowadzony monitoring GPS w samochodach służbowych/monitoring rozmów telefonicznych/monitoring poczty elektronicznej (inny rodzaj monitoringu) ………………..

Jednocześnie oświadczam, że zostałem poinformowany o celu wprowadzenia monitoringu, zakresie jego wykorzystania, podmiotach, którym będzie on mógł zostać udostępniony, o czasie przechowywania materiałów z monitoringu oraz o uprawnieniach przysługujących mi zgodnie z przepisami RODO.

 

………………………………………………………

(data i czytelny podpis pracownika)

 

  1. Klauzula zgody na przekazanie danych osobowych z monitoringu do kontrahenta

Niniejszym oświadczam, że wyrażam zgodę na przekazanie dotyczących mnie materiałów zgromadzonych w wyniku prowadzenia przez pracodawcę monitoringu wizyjnego, monitoringu GPS w samochodach służbowych/monitoringu rozmów telefonicznych/monitoringu poczty elektronicznej w firmie……………….

Oświadczam, że zostałem poinformowany o celu przekazania danych z monitoringu, czasie ich przechowywania oraz uprawnieniach przysługujących mi zgodnie z przepisami RODO.

Oświadczam również, iż zostałem poinformowany, że mam prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

 

………………………………………………………

(data i czytelny podpis pracownika)

Wskazówka!

Należy pamiętać o tym, że zgodnie z art. 222 § 9 Kodeksu pracy w przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Powyższe oznacza, że pracownicy muszą zostać poinformowani o wprowadzeniu monitoringu nie tylko poprzez oświadczenie pracodawcy, ale także poprzez odpowiednie znaki graficzne wywieszone w miejscu, w którym będzie prowadzony monitoring.

Ustawodawca kładzie duży nacisk na kwestie informowania pracowników o prowadzonym monitoringu – czy to wizyjnym, czy z wykorzystaniem innych narzędzi. Wprowadzając jakikolwiek rodzaj monitoringu, pracodawca powinien zawsze poinformować pracowników o zakresie wprowadzonego monitoringu, jego celu, sposobie wykorzystania oraz podmiotach, które będą miały do niego dostęp, jak również czasie przechowywania materiałów uzyskanych w wyniku prowadzonego monitoringu.