Monitoring w zakładzie pracy
  1. Monitoring wizyjny

Aktualne regulacje odnośnie monitoringu w zakładzie pracy zostały wprowadzone do Kodeksu pracy nową ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000) – art. 111. W Kodeksie pracy
przepisy odnośnie monitoringu znajdują się w art. 222 i art. 223. Stosowanie monitoringu w zakładzie pracy
zostało więc szczegółowo uregulowane. Począwszy od 25 maja 2018 r., każdy pracodawca, który zdecyduje się na korzystanie z monitoringu, powinien znać i wdrożyć u siebie te przepisy.

Przez monitoring należy rozumieć środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu.

Monitoringiem można objąć teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy.

Monitoring w zakładzie pracy jest oczywiście uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy. Pracodawca może z niego skorzystać wówczas, gdy uzna, że monitoring jest mu niezbędny, aby:

  1. zapewnić bezpieczeństwo pracowników,
  2. zapewnić ochronę mienia,
  3. zapewnić kontrolę produkcji,
  4. zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Wprowadzenie monitoringu musi więc być niezbędne, by zagwarantować pracodawcy możliwość realizacji co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów. To praco­dawca będzie musiał w razie potrzeby (np. w przypadku
kontroli) wykazać, że wprowadzenie monitoringu było uzasadnione. Stosowanie monitoringu w celu nadzoru nad należytym wykonywaniem obowiązków przez pracowników będzie więc nieprawidłowe.

Ograniczone są również miejsca, w których monitoring można zamontować. Nie będzie można bowiem co do zasady umieszczać go:

  • w pomieszczeniach sanitarnych,
  • w szatniach,
  • w stołówkach,
  • w palarniach,
  • w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Wyjątkowo wprowadzenie monitoringu w ww. pomieszczeniach byłoby dopuszczalne, o ile pracodawca wykaże niezbędność jego wprowadzenia właśnie z uwagi na zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochronę mienia, kontrolę produkcji czy zachowanie poufności informacji, których ujawnienie mogłoby narazić go na szkodę. Nie jest to jednak jedyny warunek. Wprowadzając monitoring w takich właśnie miejscach, pracodawca musi bezwzględnie zapewnić, aby monitoring:

  • nie naruszał dóbr osobistych pracowników (w szczególności ich godności),
  • nie wkraczał w zasadę wolności i niezależności związków zawodowych.

Zapewnienie ochrony dóbr osobistych oraz wolności i niezależności związków zawodowych może nastąpić poprzez zastosowanie technik, które uniemożliwią rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Czas, przez jaki można przechowywać nagrania obrazu z monitoringu, jest ograniczony do 3 miesięcy od dnia nagrania. Pracodawca może przetwarzać takie nagranie tylko w celach, dla których zostało ono zebrane. Wydaje się więc, że nie można wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracownika, jeżeli nagranie z monitoringu wykaże przykładowo, że nieefektywnie wykorzystywał on czas pracy. Praktyka jednak pokaże, czy sądy będą dopuszczać taki dowód w prowadzonych przez siebie postępowaniach.

Wyjątkowo, gdy nagranie będzie dowodem w prowadzonym na podstawie prawa postępowaniu bądź gdy pracodawca poweźmie wiadomość, że nagranie może stanowić dowód w postępowaniu, nagranie można przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania.

Należy więc dobrze zastanowić się przed usunięciem nagrania z monitoringu, czy przypadkiem nie zaistnieje podstawa do dłuższego jego przechowywania.

Po upływie 3 miesięcy albo po uprawomocnieniu się orzeczenia kończącego dane postępowanie nagranie obrazu powinno być co do zasady zniszczone. Wyjątkowo tylko, jeżeli jakiś szczególny przepis pozwalałby na przechowywanie nagrania przez inny okres, nagranie przechowuje się przez czas wskazany w tej szczególnej regulacji.

Pracodawca, który objęty jest układem zbiorowym pracy lub posiada regulamin pracy, powinien uregulować właś­nie w tych dokumentach:

  1. cele,
  2. zakres,
  3. sposób zastosowania monitoringu.

U pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie są obowiązani do ustalenia regulaminów pracy, cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu ustala się w obwieszczeniu.

Dla przypomnienia, pracodawca musi wprowadzić u siebieregulamin pracy, gdy:

  • zatrudnia co najmniej 50 pracowników,
  • zatrudnia mniej niż 50 pracowników, ale co najmniej 20, o ile zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnios­kiem o jego wprowadzenie, chyba że organizacja i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników są objęte układem zbiorowym pracy.

Wprowadzenie monitoringu nie może być również zaskoczeniem dla pracowników. Najpóźniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu i to w sposób przyjęty u danego pracodawcy (przykładowo poprzez wywieszenie takiej informacji na tablicy ogłoszeń lub wysłanie wiadomości elektronicznej e-mail). Terminy i procedura są więc takie same, jak przy wejściu w życie regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania.

Dopuszczając pracownika do pracy (czyli przed faktycznym rozpoczęciem wykonywania pracy przez pracownika),
pracodawca musi na piśmie przekazać pracownikowi informacje właśnie o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu. Można więc to zrobić od razu przy zatrudnianiu pracownika.

Wprowadzając monitoring, należy pamiętać o tym, aby oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Tabliczka z symbolem kamery
i napisem monitoring powinna więc być uznana za wystarczającą w tym zakresie. Takie oznaczenie musi się pojawić w zakładzie pracy nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

W przypadku wprowadzania monitoringu w zakładzie pracy, Kodeks pracy nakłada na pracodawcę również obowiązek respektowania art. 12 i 13 RODO (czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Artykuł 12 RODO reguluje kwestię przejrzystego informowania i przejrzystej komunikacji pomiędzy administratorem danych osobowych (pracodawcą) a osobą, której dane dotyczą (pracownikiem), a także tryb wykonywania praw przez osobę, której dane dotyczą (przez pracownika).

Artykuł 13 RODO dotyczy natomiast tzw. klauzuli informacyjnej, a więc informacji, jakie administrator danych osobowych (pracodawca) powinien podać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), podczas ich pozyskiwania.

  1. Monitoring poczty elektronicznej

Szczególnym rodzajem monitoringu, który uwzględniono w Kodeksie pracy, jest monitoring poczty elektronicznej.

Wprowadzenie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracowników jest możliwe, o ile będzie to pracodawcy niezbędne do zapewnienia:

  1. takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy,
  2. właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

W przypadku monitoringu poczty elektronicznej, inaczej niż w przypadku monitoringu wizyjnego, można więc już nadzorować, czy pracownik poświęca czas przeznaczony na pracę właśnie na efektywne wykonywanie swoich obowiązków.

W przypadku tego rodzaju monitoringu również należy pamiętać o poszanowaniu dóbr osobistych pracownika, a w szczególności o ochronie tajemnicy korespondencji. Pracodawca nie powinien więc zapoznawać się z treścią e-maili, które pracownik wysyła w celach niezwiązanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych.

Także cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej powinny być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, bądź w obwieszczeniu. Pracownik przed dopuszczeniem do pracy musi uzyskać na piśmie informacje o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej.

Konieczne jest również poinformowanie pracowników z dwutygodniowym wyprzedzeniem o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej przed jego uruchomieniem, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (jw. przy monitoringu wizyjnym).

Co więcej, nie tylko monitoring wizyjny, ale także monitoring poczty elektronicznej wymaga wprowadzenia przez pracodawcę stosownych oznaczeń pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Przy wprowadzaniu monitoringu poczty elektronicznej również należy pamiętać o art. 12 i 13 RODO.

  1. Inne formy monitoringu w zakładzie pracy

Jeżeli pracodawca będzie chciał zastosować inne formy monitoringu niż wskazany powyżej monitoring poczty elektronicznej, przepisy Kodeksu pracy dają mu taką możliwość. Należy tylko pamiętać o tym, że inne formy monitoringu można wprowadzić wówczas, gdy będą one pracodawcy niezbędne w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przykładem mogą być więc systemy monitoringu przekazywanych pracownikom samochodów służbowych czy telefonów komórkowych.

Do innych form monitoringu niż monitoring poczty elektronicznej stosuje się te same zasady co do monitoringu poczty elektronicznej. Odsyłam więc w tym zakresie do powyższych uwag odnośnie monitoringu poczty elektronicznej i zwracam w szczególności uwagę na kwestię poszanowania dóbr osobistych pracownika. Monitorowanie samochodu służbowego pracownika po godzinach pracy może naruszać jego dobra osobiste, chociaż z drugiej strony może być również uzasadnione tym, aby pracodawca mógł zapewnić sobie właściwe użytkowanie udostępnionego pracownikowi pojazdu. Przykładowo, Grupa Robocza art. 29 (niezależny podmiot o charakterze doradczym powołany na mocy art. 29 Dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych) w opinii 2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy wskazuje, iż aby zapobiec kradzieży samochodu służbowego, pracodawca odstępowałby od rejestrowania położenia pojazdu poza godzinami pracy, o ile taki pojazd nie opuści wyznaczonego obszaru (regionu, państwa), a dopiero po opuszczeniu danego obszaru pracodawca mógłby uzyskiwać dostęp do takich danych.

***

Podsumowując kwestię monitoringu w zakładzie pracy, pracodawca musi przeanalizować posiadane przez siebie w tym zakresie wewnętrzne regulacje i zweryfikować, czy są zgodne z aktualnymi przepisami Kodeksu pracy. Jeżeli natomiast żadnych regulacji wewnętrznych w tym zakresie nie ma, powinien jak najszybciej je wprowadzić, pamiętając o informowaniu nowych pracowników o stosowanym monitoringu przed ich dopuszczeniem do pracy.           

Monitoring w jednostkach samorządu terytorialnego

Regulacje odnośnie monitoringu w jednostkach samorządu terytorialnego znajdują się w ustawach o:

  • samorządzie gminnym (art. 9a i art. 50 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r., t.j. z dnia 9 maja 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 994),
  • samorządzie powiatowym (art. 4b i art. 50 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998 r.,t.j. z dnia 9 maja 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 995),
  • samorządzie województwa (art. 60a ustawy o samorządzie województwa z dnia 5 czerwca 1998 r., t.j. z dnia 13 kwietnia 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 913).

Przepisy powyższe zostały wprowadzone ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 1000) – art. 114, 122, 123.

  1. Monitoring w gminie

Gmina, aby prawidłowo wprowadzić monitoring w obszarze przestrzeni publicznej, musi przestrzegać następujących zasad przedstawionych poniżej.

Monitoring może zostać wprowadzony, jeżeli jego celem jest zapewnienie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, a także ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej.

Monitoring może zostać zamontowany nie tylko na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie gminy lub jednostek organizacyjnych gminy czy na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych (o ile zastosowanie monitoringu na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych jest konieczne do zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli lub ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej), ale także w innych miejscach znajdujących się w obszarze przestrzeni publicznej. Wówczas gmina musi zadbać o to, aby przed zastosowaniem monitoringu na nie swoim terenie uzyskać zgodę podmiotu zarządzającego tym obszarem lub podmiotu, który posiada tytuł prawny do tego obszaru. Monitoring wprowadzany przez gminę nie może obejmować:

  • pomieszczeń sanitarnych,
  • szatni,
  • stołówek,
  • palarni,
  • obiektów socjalnych.

Nagrania z monitoringu można przetwarzać tylko do celów, dla których zostały zebrane, a więc tylko w związku z zapewnieniem porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, a także zapewnieniem ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej.

Czas przechowywania nagrań to maksymalnie 3 miesiące, licząc od dnia nagrania, chyba że jakiś przepis szczególny zakładałby inny termin. Po tym czasie nagranie obrazu powinno zostać zniszczone. Wyjątkiem od obowiązku zniszczenia nagrania będzie sytuacja, w której nagranie zostało zabezpieczone zgodnie z odrębnymi przepisami (np. w związku z prowadzonym śledztwem). Przed zniszczeniem należy więc tę kwestię zweryfikować.

W jaki sposób oznaczyć nieruchomości i obiekty budowlane objęte monitoringiem? Należy to zrobić w sposób widoczny i czytelny informacją o monitoringu, w szczególności posługując się odpowiednimi znakami.

Należy również pamiętać, że stosując monitoring, gmina musi zapewnić, aby dane osobowe przetwarzane w ramach tego monitoringu były odpowiednio zabezpieczone. Chodzi przede wszystkim o to, aby zabezpieczyć dane w ten sposób, by nie doszło do ich utraty lub bezprawnego rozpowszechnienia, a także aby osoby nieuprawnione nie mogły uzyskać do tych danych dostępu.

Ponadto pojawiła się możliwość zastosowania monitoringu w związku z ochroną zarządzanego mienia komunalnego.
Osoby, które uczestniczą w zarządzaniu takim mieniem, są bowiem zobowiązane do ochrony takiego mienia i mogą w tym celu korzystać właśnie z monitoringu. W takim przypadku stosuje się odpowiednio wyżej opisane zasady stosowania monitoringu w gminie w zakresie:

  • zakazu monitoringu we wskazanych pomieszczeniach,
  • przetwarzania nagrań tylko w celach, w których zostały zebrane,
  • czasu przechowywania nagrań,
  • oznaczeń,
  • zabezpieczeń.
  1. Monitoring w powiecie

Nie tylko gmina, ale także powiat może stosować monitoring. Zasady odnośnie monitoringu w powiecie są analogiczne jak w przypadku monitoringu w gminie (vide: pkt 1).

  1. Monitoring w województwie

Osoby, które uczestniczą w zarządzaniu mieniem województwa, są zobowiązane do zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia, a także do ochrony tego mienia.

Chronić mienie można właśnie za pomocą monitoringu, który zostanie umieszczony na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie województwa, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych.

Podobnie jak w przypadku monitoringu gminnego i powiatowego, monitoring w województwie nie może obejmować:

  • pomieszczeń sanitarnych,
  • szatni,
  • stołówek,
  • palarni,
  • obiektów socjalnych.

Również cel przetwarzania danych z monitoringu, okres przechowywania tych nagrań oraz oznaczenie nieruchomości i obiektów objętych monitoringiem wygląda tak samo jak w przypadku gminy i powiatu. Województwo musi także zapewnić właściwe zabezpieczenie danych osobowych przetwarzanych w ramach monitoringu, aby nie doszło w szczególności do ich utraty, bezprawnego rozpowszechnienia bądź nieuprawnionego dostępu przez osoby trzecie.                           

Monitoring w szkole, przedszkolu lub placówce

Od 25 maja 2018 r. wprowadzenie monitoringu w szkole, przedszkolu lub placówce, o której mowa w art. 2 pkt 3–8 i 10 ustawy Prawo oświatowe z dnia 14 grudnia 2016 r. (t.j. z dnia 10 maja 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 996) zostało również szczegółowo uregulowane ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000) – art. 154.

W ustawie Prawo oświatowe przepisy dotyczące monitoringu znajdują się w art. 108a.

Wprowadzenie monitoringu w szkole, przedszkolu lub placówkach, o których mowa powyżej, jest możliwe, o ile będzie niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia. Co więcej, dyrektor szkoły, przedszkola lub placówki musi uzgodnić wprowadzenie monitoringu z organem prowadzącym, a także skonsultować z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim. Monitoring może objąć swoim zakresem pomieszczenia szkoły, przedszkola lub placówki, ale także teren wokół tych miejsc.

Monitoring nie może służyć temu, aby nadzorować jakość wykonywanej pracy przez pracowników zatrudnionych w szkole, przedszkolu lub placówce.

Co do zasady monitoring nie może obejmować pomieszczeń:

  • w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze,
  • w których uczniom jest udzielana pomoc psychologiczno-pedagogiczna,
  • przeznaczonych do odpoczynku i rekreacji pracowników,
  • sanitarno-higienicznych,
  • gabinetu profilaktyki zdrowotnej,
  • szatni i przebieralni.

Zupełnie wyjątkowo stosowanie monitoringu w tych wskazanych wyżej pomieszczeniach jest dopuszczalne, o ile będzie niezbędne ze względu na zagrożenie realizacji celu, jakim jest właśnie zapewnienie bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia. Nawet jednak wówczas monitoring nie może naruszać dóbr osobistych uczniów, pracowników i innych osób, w szczególności godności tych osób. Zapewniając ochronę dóbr osobistych, można zastosować w szczególności techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Czas, przez który można przechowywać nagrania z monitoringu (takie, które pozwalają na identyfikację uczniów, pracowników i inne osoby), szkoła, przedszkole lub placówka liczy od momentu nagrania i wynosi on trzy miesiące. Nagrania można przetwarzać tylko do celów, dla których zostały zebrane, a więc tylko po to, aby zapewnić bezpieczeństwo uczniów i pracowników bądź ochronić mienie.

Dyrektor szkoły, przedszkola oraz placówki ma obowiązek poinformowania uczniów i pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Dokonuje tego w sposób przyjęty w szkole, przedszkolu lub placówce (np. wywieszając stosowną informację na tablicy ogłoszeń), nie później niż na 14 dni przed uruchomieniem monitoringu.

Ponadto dyrektor na piśmie informuje osoby, które dopuszcza do wykonywania obowiązków służbowych, o stosowaniu monitoringu i to jeszcze przed takim dopuszczeniem. Przed faktycznym wykonywaniem jakichkolwiek obowiązków taka informacja musi więc zostać przekazana osobie, która będzie swoje obowiązki w danym miejscu wykonywać. Warto więc przy zatrudnianiu każdej osoby mieć już przygotowaną pisemną informację w tym zakresie.

Monitorowany teren i pomieszczenia powinny zostać oznaczone w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Tabliczka z symbolem kamery i napisem monitoring powinna więc być uznana za wystarczającą w tym zakresie. Takie oznaczenie powinno się pojawić w szkole, przedszkolu lub placówce nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Dyrektor musi również uzgodnić z organem prowadzącym odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywanych nagrań obrazu oraz danych osobowych uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, uzys­kanych w wyniku monitoringu. Decyzja w zakresie zabezpieczeń nie jest więc autonomiczną decyzją dyrektora, ale wymaga współpracy z organem prowadzącym i ustalenia z nim wspólnego stanowiska.              

Monitoring mienia państwowego

 Nowa ustawa o ochronie danych osobowych (w art. 155) wprowadza również zasady ochrony mienia państwowego. Regulacje w tym zakresie znajdziemy w art. 5a ustawy o zasadach zarządzania mieniem państwowym z dnia 16 grudnia 2016 r. (t.j. z dnia 14 czerwca 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 1182).

Zarządzanie mieniem państwowym wymaga zapewnienia bezpieczeństwa tego mienia, w ramach którego możliwe jest stosowanie zabezpieczeń obejmujących m.in. właśnie monitoring. Monitoring można zastosować na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie państwowe, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów, o ile jest to konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa zarządzanym mieniem państwowym.

Podobnie jak w przypadku monitoringu w gminie, powiecie i województwie, nie można monitorować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni i obiektów socjalnych.

Nagrania z monitoringu przetwarza się wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Czas przechowywania danych może wynieść maksymalnie 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Po tym czasie nagranie musi ulec zniszczeniu, chyba że zostało zabezpieczone w oparciu o inne przepisy.

Miejsca monitorowane również wymagają oznaczenia ich w sposób widoczny i czytelny informacją o monitoringu, w szczególności poprzez odpowiednie znaki.

Monitoring mienia państwowego wymaga stosownego zabezpieczenia przetwarzanych w jego ramach danych osobowych, aby w szczególności zapobiec ich utracie, bezprawnemu rozpowszechnieniu, a także nieuprawnionemu dostępowi osobom do tego nieuprawnionym.