Okres przechowywania akt osobowych

Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami pracodawca był zobowiązany do przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat (co wynikało z art. 51u ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Obecnie (od 1 stycznia 2019 r.) pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
 

Ważne!

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r.

Dodatkowo takie skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych wiąże się także z obowiązkiem przekazywania przez pracodawcę do ZUS imiennych raportów miesięcznych.

Ich przekazywanie przez pracodawcę spowoduje, że pracownicy nie będą już musieli uzyskiwać zaświadczeń o zatrudnieniu, żeby udowodnić w ZUS okresy składkowe.


Nowelizacja Kodeksu pracy w powyższym zakresie została wprowadzona na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Przedmiotowa ustawa wprowadzała także szereg innych zmian związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.

Przede wszystkim, zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

  1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.
 

Wskazówka!

Wprowadzenie możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej stanowi duże ułat­wienie dla pracodawcy, który może taką dokumentację prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej, zwłaszcza jeśli na co dzień korzysta z programu komputerowego przeznaczonego do prowadzenia takiej dokumentacji.

Należy jednak pamiętać, że rezygnując z prowadzenia dokumentacji w formie papierowej, trzeba pracowników poinformować o tym fakcie oraz o przysługujących im z tego tytułu uprawnieniach, m.in. do odebrania poprzedniej dokumentacji pracowniczej.


Istotna zmiana związana z czasem przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy także przepisów przejś­ciowych, zgodnie z którymi okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejś­cia w życie niniejszej ustawy, tj. przed 1 stycznia 2019 r., będzie wynosił tak jak dotychczas 50 lat.

Ustawodawca przewidział jednak możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca złoży raport informacyjny do ZUS zawierający zestawienie informacji dotyczących ubezpieczonego pracownika. W takim przypadku okres przechowywania akt pracowniczych zostanie skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Nie ma natomiast możliwości złożenia raportu informacyjnego dotyczącego pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r., w związku z czym okres przechowania jego akt pracowniczych będzie wynosił tak jak dotychczas 50 lat.

Należy także pamiętać, że 10-letni okres przechowywania akt pracowniczych, o którym mowa powyżej, może się przedłużyć w sytuacji, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

  1. jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia,
  2. powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia byłego pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
     

Wskazówka!

W sytuacji sporu sądowego z pracownikiem okres przechowania dokumentacji pracowniczej wydłuża się odpowiednio. Jest to zawiązane z faktem, że prowadzenie sporu sądowego wymaga dostępu do informacji zawartych w aktach osobowych pracowników, wobec czego ich usunięcie byłoby niekorzystne dla stron postępowania.