Jedną z podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych określonych w RODO jest bowiem zasada „ograniczenia przechowywania” wskazana w art. 5 ust. 1 lit. e), zgodnie z którą informacje powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Dane osobowe mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż wskazany powyżej, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych albo do celów statys­tycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO, z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i orga­nizacyjne wymagane na mocy przepisów RODO w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Jak wynika z powołanego przepisu RODO, dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, dla realizacji których są one przetwarzane. Po realizacji określonego celu admi­nistrator danych powinien usunąć te dane, które nie są już potrzebne do celów, w jakich zostały zgromadzone. Ta sama zasada znajdzie zastosowanie w przypadku, gdy zajdzie konieczność usunięcia urządzenia i nośników informacji, na których znajdowały się dane osobowe. Niejednokrotnie bowiem z powodów technicznych nie da się już dłużej używać określonych urządzeń i nośników. W takich przypadkach konieczne jest usunięcie danych na nich zgromadzonych, a następnie dokonanie fizycznej likwidacji danego urządzenia lub nośnika informacji.

Wytyczne związane z usuwaniem urządzeń i nośników danych

Trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 5 pkt f RODO przetwarzanie danych osobowych musi następować w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczen...