Przesyłanie materiałów reklamowych pocztą

W marketingu bezpośrednim kanałami tradycyjnymi trzeba rozróżnić różne sytuacje w zależności od tego, do kogo należy adres pocztowy:

Siedziba spółki – można przesyłać na taki adres papierowe materiały marketingowe bez ograniczeń, nie są to bowiem dane osobowe. Do adresu pocztowego nie stosuje się również ograniczeń wynikających z u.ś.u.d.e. ani z Pr. telekom.

2.   Prywatny adres osoby fizycznej – dozwolone będzie (bez konieczności uzyskiwania jakiejkolwiek zgody) przesyłanie na ten adres własnych komunikatów marketingowych, jeśli dana osoba fizyczna jest naszym klientem. Motyw 47 preambuły RODO wskazuje bowiem, że włas­ne cele marketingowe to uzasadniony interes administratora. Taki uzasadniony interes może natomiast stanowić w świetle RODO podstawę przetwarzania danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Należy jedynie pamiętać, że ww. przepis RODO nakazuje również „ważyć interesy” odbiorcy przesyłek i ich nadawcy. Wymóg taki nie istniał na gruncie poprzedniej ustawy o ochronie danych osobowych. W szczególności nachalna reklama może być uznana za przekroczenie granic prawnych wynikających z RODO. Z kolei w przypadku dzieci RODO wprost wskazuje, że wysyłanie papierowych komunikatów marketingowych bez uprzedniego pozyskania zgody nie będzie możliwe (interesy dziecka przeważają nad interesami marketingowymi przedsiębiorcy).

3.   Adres firmowy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą – oczywiście dopuszczalne będzie przesyłanie własnych komunikatów marketingowych, jeśli dana osoba jest klientem. RODO pozwala na przesyłanie papierowych materiałów marketingowych tzw. jednoosobowym przedsiębiorcom, także jeżeli nie są oni klientem podmiotu wysyłającego. Podstawą do takiego działania może być zarówno „prawnie uzasadniony interes” (swoboda wymiany handlowej i nawiązywania stosunków gospodarczych), jak i zgoda wyrażona przez to, że przedsiębiorca podał adres swojej siedziby w odpowiedniej ewidencji lub na stronie www.

      Jednak nie każda reklama papierowa skierowana do przedsiębiorców będzie dozwolona. Należy tutaj również stosować zasady zdrowego rozsądku oraz mechanizm ważenia interesów. Moim zdaniem dopuszczalne będzie przesyłanie ofert czy zapytań silnie związanych z przedmiotem działalności gospodarczej osoby, do której kieruje się komunikaty (np. w przypadku lekarzy dozwolona jest korespondencja dotycząca leków, urządzeń medycznych czy czasopism branżowych). Taka korespondencja powinna mieć rzeczywisty cel nawiązania relacji biznesowych, a nie jedynie masową reklamę produktów skierowanych do różnych grup zawodowych.

      Powyższy tok rozumowania potwierdza motyw 47 preambuły RODO, gdzie wspomina się o tym, że uzasadniony interes do przetwarzania danych osobowych istnieje wówczas, gdy podmiot danych w określonym kontekście ma rozsądne przesłanki do tego, by spodziewać się, że nastąpi przetwarzanie jego danych w konkretnym celu.

4.   Przesyłanie pocztą reklam podmiotów trzecich – nie będzie dozwolone na gruncie RODO, jeśli nie uzyskano na to uprzedniej zgody adresata. Motyw 47 preambuły RODO wskazuje, że uzasadniony interes może istnieć np. wtedy, gdy pomiędzy osobą, której dane dotyczą, a administratorem występuje istotny i odpowiedni rodzaj powiązania. Jako taki pozytywny przykład RODO wskazuje sytuację, gdy osoba ta jest klientem administratora. Jeśli zaś konkretna osoba fizyczna – nazwijmy ją XY – jest klientem firmy A, to nie można twierdzić, że automatycznie istnieje również odpowiednia więź pomiędzy XY a firmą B (w sytuacji gdy B poprosiła firmę A o wysłanie komunikatu marketingowego dotyczącego B do bazy adresowej posiadanej przez A).