Referencje i kontakt z poprzednim pracodawcą a ochrona danych osobowych

Poszukując pracowników, pracodawcy często decydują się na przeprowadzenie długiego żmudnego procesu rekrutacji kandydatów. Dotyczy to zwłaszcza pracy na kluczowych stanowiskach, wymagających ściśle określonego wykształcenia i doświadczenia. Tego typu proces rekrutacji jest skomplikowany, a koszty zatrudnienia, a następnie wypowiedzenia umowy o pracę osobie, co do której w praktyce okaże się, że nie spełnia wymaganych kryteriów, są bardzo wysokie. Stąd pracodawcy niejednokrotnie decydują się na szczegółową weryfikację życiorysów kandydatów do pracy. W tym miejscu pojawiają się jednak uzasadnione pytania, czy i w jakim zakresie taka weryfikacja może się odbyć oraz czy w jej wyniku nie dojdzie do naruszenia prywatności kandydatów do pracy.

Jakich danych od kandydatów do pracy może żądać pracodawca?

Przepisy RODO i Kodeksu pracy ściśle regulują, jakie dane kandydatów do pracy może przetwarzać pracodawca. Zgodnie z art. 22[1] Kodeksu pracy pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda podania wskazanych wyżej danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa powyżej, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
 

Ważne!

Kandydat do pracy podaje informacje o sobie w formie oświadczenia, np. poprzez zapisy w CV, liście motywacyjnym lub innych dokumentach aplikacyjnych.

Potencjalny pracodawca może żądać udokumentowania podanych informacji, np. poprzez dostarczenie dyplomu ukończenia studiów wyższych, zaświadczeń o przebytych kursach, referencji z poprzednich miejsc pracy itp.

Oczywiście wymagane dokumenty muszą być adekwatne do rodzaju pracy wykonywanej na danym stanowisku.


Co ważne, pracodawca może przetwarzać inne dane osobowe kandydatów do pracy tylko na podstawie ich zgody, z tym że przetwarzanie danych na podstawie zgody osoby ubiegającej się o pracę dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wyrażenie zgody przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie musi spełniać wszystkie warunki wynikające z art. 7 RODO, czyli musi być to zgoda dobrowolna.

Należy także pamiętać, że zgodnie z 22[1a] § 2 Kodeksu pracy brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.

Na marginesie warto wskazać, że potencjalny pracodawca musi też zwracać uwagę na to, o jakie kwestie pyta kandydata do pracy. Nawet bowiem zgoda na podanie dodatkowych danych osobowych lub informacji nie usprawiedliwia pytań pracodawcy, które mogłyby prowadzić do dyskryminacji w zatrudnieniu, bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etnicz­ne, wyznanie, orientację seksualną. Wszelkie pytania lub żądanie podania tego typu informacji są, zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy, niedopuszczalne.

Czy pracodawca może kontaktować się z byłym pracodawcą kandydata do pracy w celu weryfikacji podanych przez niego informacji?

Podanie przez kandydata do pracy informacji o swoim wykształceniu oraz doświadczeniu zawodowym niejednokrotnie budzi u pracodawców chęć weryfikacji posiadanych przez potencjalnego pracownika dyplomów oraz referencji. W tym miejscu pojawia się jednak pytanie, czy potencjalny pracodawca może kontaktować się z byłym pracodawcą kandydata do pracy w celu weryfikacji podanych przez niego informacji.

Odpowiedzi na tak zadane pytanie udzielił wprost Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: PUODO), który w swoim poradniku „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców” z dnia 4 października 2018 r., wskazał (na s. 16), że: „Niedopuszczalne jest pozyskiwanie przez potencjalnego pracodawcę informacji o kandydacie na pracownika od jego poprzedniego pracodawcy, jeśli nie posiada on zgody kandydata na powyższe. Należy też pamiętać, że złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie. Pamiętać należy, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem