RODO a lista obecności

Jednym ze sposobów potwierdzania obecności pracownika w pracy jest podpisanie listy obecności. Ze względu na fakt, że przepisy prawa pracy nie precyzują, jak pracownik powinien potwierdzać swoją obecność w pracy, listy obecności są prowadzone przez pracodawców w sposób dowolny, najczęściej według przyjętej w danym zakładzie pracy praktyki.

W tej sytuacji dość często zdarzają się przypadki, w których na liście obecności, oprócz imienia i nazwiska pracownika, znajduje się także informacja o powodzie jego nieobecności w pracy, np. o zwolnieniu lekarskim. Taki sposób prowadzenia listy obecności jest nieprawidłowy przede wszystkim dlatego, że informacje o stanie zdrowia pracowników to tzw. dane osobowe szczególnych kategorii, które mogę być przez pracodawcę przetwarzane na postawie określonego przepisu prawa. W tym przypadku podstawą takiego przetwarzania będzie art. 9 ust 2 lit. b RODO, który stanowi, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego.

Również inne przyczyny nieobecności w pracy, jak np. urlop okolicznościowy czy urlop na żądanie, stanowią takie informacje o życiu prywatnym pracownika, które nie powinny być ujawnione innym współpracownikom. Co więcej, dane osobowe pracowników powinny być przetwarzanie wyłączne przez osoby, które są upoważnione do przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii. W tej sytuacji niedopuszczalne jest, aby współpracownicy mieli dostęp do tego rodzaju informacji dotyczących innych pracowników.
 

Wskazówka!

Listy obecności powinny być prowadzone w taki sposób, aby inni współpracownicy nie mieli dostępu do informacji o powodach nieobecności danego pracownika w pracy.

Na liście obecności należy zatem zaznaczać, czy pracownik jest w danym dniu obecny w pracy, czy też nie, natomiast nie można wskazywać powodu nieobecności.

Celem prowadzenia listy obecności jest wyłącznie potwierdzenie obecności danego pracownika w pracy, natomiast pozostałe informacje dotyczące powodów nieobecności powinny znajdować się w ewidencji czasu pracy.


Podkreślić bowiem należy, że lista obecności to nie to samo, co ewidencja czasu pracy. To właśnie ewidencja czasu pracy powinna być tym dokumentem, w którym pracodawca odnotowuje informacje o czasie pracy pracownika, a także jego nieobecności w pracy i powodach tej nieobecności. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Jest to zatem wewnętrzny dokument, który może być udostępniony wyłącznie pracownikowi na jego żądanie.

Swoją nieobecność pracownik powinien zgłaszać przełożonemu i to on jest zobowiązany do odnotowania tej informacji w ewidencji czasu pracy. Natomiast na liście obecności może się pojawić wyłącznie informacja o tym, czy pracownik jest w danym dniu obecny pracy, czy też nie.

W tym miejscu warto także podkreślić, że Urząd Ochrony Danych Osobowych w opublikowanym w październiku 2018 r. poradniku „Ochrona Danych Osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”[1] wskazał, iż umieszczenie na liście obecności innych danych niż sama informacja o tym, czy pracownik jest lub nie jest obecny w pracy, może prowadzić do naruszenia zasady minimalizmu, a także poufności danych.    


[1]  //uodo.gov.pl/pl/138/545