Wniosek o udostępnienie danych osobowych pracownika, który wpłynie do administratora danych, przekazywany jest do kierownika działu kadr, w zasobach którego znajdują się przedmiotowe dane osobowe. Następnie kierownik działu kadr w porozumieniu z administratorem danych podejmuje decyzję o udostępnieniu danych.

3. Administrator danych odmawia udostępnienia danych osobowych pracownika, jeżeli nie ma podstaw prawnych do ich udostępnienia lub ich udostępnienie spowodowałoby istotne naruszenie dóbr osobistych pracownika.
4. Administrator danych prowadzi teczki personalne zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286), tekst jednolity z dnia 7 kwietnia 2017 r. (Dz. U. z 2017 r., poz. 894).

Wskazany wyżej akt definiuje zakres dokumentacji, której może żądać pracodawca. Do dokumentów, których można żądać od pracownika, należą wyłącznie:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności w rekrutacji na stanowisko nauczycielskie lub stanowisko wychowawcy formy wypoczynku dzieci i młodzieży).

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przyp...