Udostępnianie danych osobowych pracowników po wdrożeniu RODO

Administrator danych może udostępnić dane osobowe pracowników tylko osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa.

Wniosek o udostępnienie danych osobowych pracownika, który wpłynie do administratora danych, przekazywany jest do kierownika działu kadr, w zasobach którego znajdują się przedmiotowe dane osobowe. Następnie kierownik działu kadr w porozumieniu z administratorem danych podejmuje decyzję o udostępnieniu danych.

  1. Administrator danych odmawia udostępnienia danych osobowych pracownika, jeżeli nie ma podstaw prawnych do ich udostępnienia lub ich udostępnienie spowodowałoby istotne naruszenie dóbr osobistych pracownika.
  2. Administrator danych prowadzi teczki personalne zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286), tekst jednolity z dnia 7 kwietnia 2017 r. (Dz. U. z 2017 r., poz. 894).

 

Wskazany wyżej akt definiuje zakres dokumentacji, której może żądać pracodawca. Do dokumentów, których można żądać od pracownika, należą wyłącznie:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności w rekrutacji na stanowisko nauczycielskie lub stanowisko wychowawcy formy wypoczynku dzieci i młodzieży).

 

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Wszelkie dane osobowe zawarte w tych dokumentach oraz ujęte w dokumentacji tworzonej w czasie trwania stosunku pracy objęte są ochroną i podlegają regułom określonym przez RODO.

RODO określa wyłącznie techniczne i porządkowe zasady prowadzenia akt osobowych zawierających wskazane wyżej dokumenty, nie definiując autonomicznych zasad ochrony danych osobowych.

WSKAZÓWKA!

W proponowanych zmianach w Kodeksie pracy wprowadza się uregulowanie dotyczące monitoringu pracowników. Zgodnie z projektem tych przepisów pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.