Udział policji w kontroli prowadzonej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych

Omawiając procedurę kontroli prowadzonej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, nie można pominąć art. 85 u.o.d.o. Zgodnie bowiem z tym przepisem Prezes UODO lub kontrolujący może zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta policji o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania czynności kontrolnych. Policja udziela pomocy przy wykonywaniu czynności kontrolnych po otrzymaniu pisemnego wezwania na co najmniej 7 dni przed terminem tych czynności.

W pilnych przypadkach, w szczególności gdy kontrolujący trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający wykonywanie czynności kontrolnych, udzielenie pomocy następuje również na ustne wezwanie Prezesa UODO lub kontrolującego, po okazaniu imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowej kontrolującego. W tej sytuacji, jeśli kontrolujący stwierdzi, że administrator danych lub jego pracownicy nie chcą go wpuścić do budynków lub pomieszczeń, gdzie przetwarzane są dane osobowe albo jeśli kontrolujący w jakikolwiek sposób poczuje się zagrożony, np. z uwagi na groźby kierowane do niego czy to przez administratora danych, czy też jego pracowników, to w każdym takim przypadku kontrolujący może natychmiastowo wezwać policję.

Pomoc policji przy wykonywaniu czynności kontrolnych polega na zapewnieniu kontrolującemu bezpieczeństwa osobistego oraz dostępu do miejsca wykonywania kontroli i porządku w tym miejscu. Policja, udzielając pomocy kontrolującemu przy wykonywaniu czynności kontrolnych, zapewnia bezpieczeństwo również innym osobom uczestniczącym przy wykonywaniu czynności kontrolnych, mając w szczególności na względzie poszanowanie godności osób biorących udział w kontroli.

Wskazówka!

Należy pamiętać, że osoba przeprowadzająca kontrolę z ramienia Urzędu Ochrony Danych Osobowych ma bardzo szerokie uprawnienia. Kontrolujący ma prawo wstępu do wszystkich pomieszczeń i budynków, w których przetwarzane są dane osobowe, ale także może sprawdzać systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Co więcej, jeśli napotyka opór ze strony administratora danych, uniemożliwiający mu przeprowadzenie kontroli, może skorzystać z pomocy funkcjonariuszy policji.

Trzeba podkreślić, że utrudnianie przeprowadzenia kontroli jest przestępstwem. Artykuł 108 u.o.d.o. stanowi, że „kto udaremnia lub utrudnia kontrolującemu prowadzenie kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch”.

Jak wynika z powyższego, sankcje karne za utrudnianie kontroli są bardzo wysokie, w związku z czym nie należy podejmować działań, które zmusiłyby kontrolującego do skorzystania z pomocy policji, ponieważ w takiej sytuacji istnieje zagrożenie postawienia administratorowi danych zarzutów karnych.

Obowiązki administratora danych jako podmiotu kontrolowanego

W toku prowadzonej kontroli na administratorze danych ciąży szereg obowiązków, które musi wykonać. Kontrolowany zapewnia kontrolującemu oraz osobom upoważnionym do udziału w kontroli warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności sporządza we własnym zakresie kopie lub wydruki dokumentów oraz informacji zgromadzonych na nośnikach. W każdej sytuacji, gdy osoba kontrolująca o to poprosi, administrator danych musi sporządzić kopię zgromadzonych dokumentów zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Dodatkowo administrator danych jest zobowiązany potwierdzić zgodność z oryginałem sporządzonych przez siebie kopii lub wydruków. W przypadku odmowy potwierdzenia zgodności z oryginałem kontrolujący czyni o tym wzmiankę w protokole kontroli.

Należy także pamiętać, że kontrolujący w uzasadnionych przypadkach może utrwalać przebieg kontroli z wykorzystaniem urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk. Powyższe oznacza, że w sytuacji, w której kontrolujący uzna, że kontrola przebiega w sposób, który budzi jego wątpliwości albo przebieg kontroli jest zakłócany czy to przez administratora danych, czy też przez osoby postronne, może zdecydować o nagrywaniu przebiegu kontroli. Przed rozpoczęciem nagrywania kontrolujący powinien powiadomić administratora danych lub osoby przez niego upoważnione o tym, iż zamierza rozpocząć nagrywanie czynności wykonywanych w toku kontroli.