W jaki sposób dane kontaktowe na stronie www będzie można wykorzystywać do celów sprzedażowych

Nie wszystkie dane osobowe są chronione w takim samym stopniu. Jeśli na stronie internetowej firmy lub innej instytucji można odnaleźć dane osobowe jej pracowników czy osób z kierownictwa, oznacza to, że te dane są jawne i ogólnodostępne.

Domniemywa się, że osoby takie jak:

  • pełniące funkcje kierownicze w firmach,
  • urzędnicy pełniący określone funkcje w instytucjach państwowych,
  • pracownicy zatrudnieni na stanowiskach, które wymagają kontaktów z osobami z zewnątrz firmy,

w momencie zatrudnienia wyrażają zgodę na ujawnienie ich danych osobowych do celów kontaktu w związku z wykonywanymi przez nich funkcjami, a zatem przetwarzanie ich danych osobowych w związku z powyższymi funkcjami nie może być bezprawne. Motyw 14 preambuły RODO potwierdza takie rozumowanie, wskazując, że rozporządzenie nie dotyczy przetwarzania danych osobowych, które są danymi kontaktowymi osoby prawnej.

Spod regulacji RODO wyjęte są zatem dane wchodzące w skład nazwy spółki. Przykładowo, gdyby Jan Kowalski założył firmę pod nazwą „Wydawnictwo Jan Kowalski Sp. z o.o.”, wówczas imię i nazwisko Jana Kowalskiego nie podlega ochronie tak długo, jak jest wykorzystywane w związku z działalnością na rynku wyżej wymienionej spółki.

Ponadto art. 9 ust. 2 RODO (odnoszący się do tzw. danych wrażliwych) stanowi, że można przetwarzać te dane osobowe, jeżeli one zostały w sposób oczywisty upublicznione. Jeśli taka zasada istnieje w stosunku do tzw. danych wrażliwych, to tym bardziej stosuje się ją do danych osobowych zwykłych. Chodzi tu o argumentację typu: jeśli wolno
coś większego, to tym bardziej wolno coś mniejszego.

Z powyższego wynika, że przetwarzanie danych osobowych widniejących na stronie www będzie dozwolone w świetle RODO. Na samo zbieranie takich danych czy budowanie z nich baz nie trzeba pozyskiwać osobnej zgody, choć będzie trzeba stosować wobec takich baz danych odpowiednie środki zabezpieczające. Nie oznacza to jednak, że wszystkie takie dane można wykorzystywać w dowolnych celach i w dowolny sposób.

Jeśli chodzi o cele sprzedażowe czy marketing bezpośredni, trzeba zwrócić uwagę nie tylko na RODO, ale również na przepisy dwóch innych ustaw:

  • art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną[1],
  • art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne[2].

Ten pierwszy stanowi, że nie można wysyłać kanałami komunikacji elektronicznej niezamówionej informacji hand­lowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną. Bez znaczenia jest tutaj fakt, skąd nadawca wiadomości powziął informację o adresie e-mail czy inne dane kontaktowe. Powyższy przepis stosuje się również do adresów czy innych elektronicznych danych kontaktowych udostępnionych na ogólnodostępnych stronach www.

Aby w pełni zrozumieć znaczenie powyższego przepisu, ważne jest wyjaśnienie trzech następujących definicji: „środki komunikacji elektronicznej”, „informacja handlowa” oraz „oznaczony odbiorca”.
 

Ważne

Środkiem komunikacji elektronicznej będzie przede wszystkim wiadomość przesyłana na adres e-mail, ale także SMS, MMS, wiadomość w komunikatorze (np. Messenger, WhatsApp), notyfikacje web push i mobile push, wiadomości bezpośrednie przesyłane w portalach społecznościowych (np. Instagram Direct, wiadomości InMail na LinkedIn).


Informacją handlową jest każdy komunikat, który ma na celu bezpośrednie lub pośrednie promowanie towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy. Będzie to zatem każdy komunikat reklamowy, informacja mająca znaczenie PR-owe, element content-marketingu, a nawet sam logo­typ czy znak towarowy, jeśli posiada cechy promocyjne (np. artykuł ekspercki sygnowany logotypem danej firmy lub pozornie neutralna informacja o konferencji branżowej, która sygnowana jest logotypami sponsorów). Nie będzie informacją handlową sam adres e-mail czy adres www, jeśli podawane są tylko do celów kontaktowych. Nie będzie również informacją handlową tekst niezależny, sporządzony przez podmiot, który nie jest powiązany z przedsiębiorcą, np. niezależny test opon w internetowym czasopiśmie motoryzacyjnym. Warunkiem jest, by wydawca takiego niezależnego tekstu nie odnosił korzyści finansowych pochodzących od przedsiębiorstw, których produkty są recenzowane.

Oznaczony odbiorca – to konkretna, zindywidualizowana osoba fizyczna, przy czym nadawca komunikatu nie musi znać imienia i nazwiska tej osoby. Przyjmuje się, że odbiorca zostaje zindywidualizowany już przez sam fakt posiadania danego adresu e-mail lub numeru telefonu. Ocena, czy za adresem ogólnym, takim jak np. office@firma.pl lub biuro@przedsiebiorstwo.pl albo wydzialpodat­kow@urzad.pl czy redakcja@media.pl, kryje się zindywidualizowany odbiorca, zależy od realiów konkretnego przypadku. Jeśli w łatwy sposób jest się w stanie zidentyfikować, że za danym pozornie ogólnym adresem e-mail kryje się konkretna osoba, będzie się mieć do czynienia z „oznaczonym odbiorcą”.

Przykład

  1. Adresy, takie jak: franek@wp.pl, jankowalski@gmail.com czy kwiatuszek72@onet.pl, będą zawsze uważane za „oznaczonego odbiorcę” w rozumieniu art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Na stronie www.mylo.pl, w zakładce „Kontakt” widnieje adresoffice@mylo.pl. Ten pozornie neutralny adres może być postrzegany jako „zindywidualizowany odbiorca”, ponieważ na tej samej stronie www widnieje informacja, że konkretna osoba – wymieniona z imienia i nazwiska wraz z umieszczeniem jej zdjęcia – pełni funkcję kierownika sekretariatu. W łatwy sposób można zatem przypisać konkretną osobę do adresu office@mylo.pl.
  3. Na stronie www.e-forum.pl w zakładce „Kontakt” widnieje adres bok@forum-media.pl. Tego adresu nie da się w łatwy sposób przypisać do konkretnej osoby. Na taki adres można zatem przesyłać informację handlową nawet bez uprzedniej zgody.


Z powyższego wynika, że zakazane jest przesyłanie niezamówionych komunikatów o charakterze promocyjnym, handlowym na wszelkie zindywidualizowane adresy e-mail, numery telefonów lub inne zindywidualizowane konta użytkowników. Nie ma znaczenia, czy powyższe tzw. leady są kontaktami prywatnymi (numer telefonu używany do celów prywatnych) czy też mają charakter biznesowy (służbowy). Nie ma też znaczenia, skąd pozyskano dany rekord kontaktowy. Nie ma znaczenia, czy nadawca komunikatu handlowego znalazł „namiar” na stronie www, w portalu społecznościowym, czy zakupił bazę danych, czy może wykorzystuje do celów handlowych kontakty, z którymi miał wcześniej do czynienia w sferze prywatnej (np. kontakty do kolegów ze szkoły). Artykuł 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną nie rozróżnia „osób fizycznych prywatnych” i „osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą”. Mówi ogólnie o osobach fizycznych, nie pomijając tych, które są przedsiębiorcami.
 

Przykład

Lekarz prowadzący prywatną praktykę w CEiDG wskazał adres do kontaktów e-mailowych zbigniewnowak@doktor.pl. Bez żadnych uprzednich procedur na ww. adres biuro turystyczne wysyła wiadomość e-mailową z ofertą wycieczek na lato 2018. W stopce wiadomości podaje się „Pana adres e-mail został pozyskany z ogólnodostępnej bazy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej”.


Powyższe działanie nie jest zgodne z prawem (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną), ponieważ komunikat handlowy (oferta wycieczek) został skierowany do konkretnego odbiorcy (zbigniewnowak@doktor.pl) bez jego uprzedniej zgody. Fakt, że adres e-mail posiada charakter biznesowy, nie ma znaczenia. Inaczej niż w przypadku RODO, w tej konkretnej sytuacji nie ma również znaczenia to, że lekarz samodzielnie udostępnił swój adres e-mailowy w internecie. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną nie rozróżnia bowiem adresów ujawnionych i nieujawnionych. Na przesyłanie informacji handlowych do zidentyfikowanej osoby (na adres e-mail lub numer telefonu) potrzebna jest zawsze wyraźna, konkretna zgoda.

Jeśli adres e-mail lub inny identyfikator kontaktowy został udostępniony publicznie, powstają czasem wątpliwości, czy można przesłać samo zapytanie o wyrażenie zgody na przesłanie informacji handlowych. Będzie to dopuszczalne, jeśli ten pierwszy komunikat nie zawiera w sobie treści handlowych, reklamowych, promujących. Inną sytuacją, w której dopuściłabym komunikat o charakterze handlowym, jest proste zapytanie o współpracę biznesową. Racjonalne względy przemawiają za tym, by przepisów antyspamowych nie stosować „na wyrost”, tj. w sposób ograniczający zwykłą komunikację biznesową.
 

Przykład

Na stronie www.mylo.pl można odnaleźć adres e-mail agnieszka.grzesiek@mylo.pl przypisany do konkretnej osoby – radcy prawnego Agnieszki Grzesiek-Kasperczyk. Na adres ten zostaje wysłana wiadomość:

Użytkowniku,

Poznaj pierwszą na świecie internetową platformę typu social-biznes przeznaczoną zwłaszcza dla małego biznesu. Dzięki niej przeniesiesz biznes do internetu, zwiększysz zasięg działania, zdobędziesz nowych klientów i nowe rynki... Platforma udostępnia narzędzia, możliwości i środki, za pomocą których można lepiej rozwijać biznes w sieci, by udoskonalić jego działanie...

Twój profil biznesowy może wyglądać i działać tak [link]. Skontaktuj się z nami – pomożemy i wykonamy go dla Ciebie.

Czy wyrażasz zgodę na otrzymywanie od FIRMBOOK BC informacji związanych z działalnością platformy? Odpowiedz na tę wiadomość, pisząc „TAK”.

FIRMBOOK BC, Bełchatów, ul. Mielczarskiego 11, www.firmbook.eu

Dostarczamy niniejszą informację, ponieważ zostali Państwo dodani do projektu wspierającego rozwój komunikacji internetowej pomiędzy przedsiębiorcami realizowanego przez Firmbook BC i Partnerów. Niniejsza informacja nie jest oświadczeniem woli w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego oraz nie została skierowana do celów marketingu bezpośredniego. Jeśli omyłkowo dostałeś od nas informację, której nie chciałeś otrzymać, użyj kliknięcia w ten [link] i zrezygnuj z możliwości otrzymywania jakichkolwiek informacji w przyszłości oraz w przypadku gdyby przez pomyłkę niniejszy e-mail trafił na prywatny adres osoby fizycznej.


Powyższe działanie jest niezgodne z prawem. Zastrzeżenie w stopce e-maila, iż rzekomo „niniejsza informacja nie jest oświadczeniem woli” i „nie została skierowana do celów marketingu bezpośredniego”, nie jest skuteczne, gdyż w rzeczywistości przesłana wiadomość posiada charakter handlowy. Promowany jest portal internetowy, którego celem jest przynoszenie zysku jego właścicielowi. Stwierdzenia zachwalające tę platformę internetową promują także samą firmę „FIRMBOOK BC”. Jest to zatem ewidentnie komunikat handlowy.
 

Przykład

Na adres agnieszka.grzesiek@mylo.pl (dostępny na stronie www.mylo.pl) w grudniu 2017 r. przesyłana jest wiadomość o treści:

Dzień dobry,

Jesteśmy wydawnictwem sprzedającym kalendarze prawnicze. Czy mogę przesłać Pani konkretne propozycje kalendarzy wraz z cennikiem?

Z poważaniem, Artur Iksińki

Prawnicy różnie oceniają taką praktykę. Niektórzy twierdzą, że jest dozwolona, inni uważają, że podlega pod kategorię „SPAM”. Niestety, obecnie nie istnieje orzecznictwo, które jednoznacznie przesądza powyższą wątpliwość. Uważam, że powyższa wiadomość nie jest niezamówioną informacją handlową, lecz zapytaniem o zgodę na przesłanie takiej informacji. Samo zapytanie nie posiada charakteru promującego, zwłaszcza że nie użyto żadnych określeń wartościujących (jak np. wspaniałe kalendarze, wysokiej jakości kalendarze) ani nie podano żadnych linków kierujących do miejsc w internecie, gdzie odbywa się promocja danego wydawnictwa. Jednorazowe przesłanie takiego zapytania uważam za dopuszczalne. Jednak pow­tarzanie powyższego komunikatu przez tę samą firmę, nawet jeśli minimalnie modyfikuje się jego treść (by nie była to dokładnie ta sama informacja), byłoby już przekroczeniem prawa.

 

Przyzwolenie na tego typu jednorazową komunikację wynika także z faktu, że adres agnieszka.grzesiek@mylo.pl udostępniono na stronie www kancelarii prawnej. Natomiast przepis art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną stanowi, że zgoda na otrzymywanie informacji handlowej może być również wyrażona poprzez „udostępnienie w tym celu adresu e-mail”. Moim zdaniem z powyższego można wnioskować, że udostępnienie adresu e-mail na firmowej stronie www oznacza przyzwolenie na kontakt w celach biznesowych (handlowych) związanych wprost z daną działalnością. Trzymając się przykładu firmy z branży prawnej, dopuszczałabym możliwość przesłania na indywidualny adres e-mail zapytań o możliwość przedstawienia oferty przez wydawnictwa branżowe, producentów kalendarzy prawniczych, krawców szyjących togi, producentów oprogramowania dla prawników itp. Zbyt daleko idące byłyby natomiast oferty np. wycieczek, samochodów, kredytów obrotowych, tłumaczeń. Takie produkty mogą hipotetycznie zainteresować osoby pracujące w branży prawniczej, są to jednak zwykłe komunikaty reklamowe, a nie oferty nawiązania współpracy biznesowej. Nie byłoby zgodne z zasadami logiki i doświadczenia życiowego uznanie, że osoba prowadząca firmę prawniczą udostępnia swój adres e-mail czy numer telefonu na stronie www w tym celu, by otrzymywać oferty wycieczek lub samochodów.

Prawo telekomunikacyjne

Artykuł 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne jest drugim przepisem, który reguluje elektroniczne komunikaty marketingowe. Dokładnie rzecz ujmując, przepis ten zakazuje wykonywania marketingu bezpośredniego za pomocą „telekomunikacyjnych urządzeń końcowych”, chyba że użytkownik wyraził na to uprzednią zgodę.

Pojęcie „telekomunikacyjnych urządzeń końcowych” należy rozumieć szeroko. Będzie to każde urządzenie pozwalające na odbieranie komunikatów cyfrowych – w szczególności telefon, smartfon, komputer, tablet, faks.

Z kolei „marketing bezpośredni” – to każdy komunikat wprost zmierzający do dokonania sprzedaży, kształtowania popytu, przedstawienia oferty. Z tego pojęcia wyłączony będzie content marketing, a także sponsoring.

Pojęcie „marketing bezpośredni” jest zwrotem znaczeniowo węższym od „informacji handlowej”. Pomiędzy tymi pojęciami zachodzi stosunek podrzędności, tzn. każdy marketing bezpośredni będzie też zawsze informacją handlową. Natomiast nie każda informacja handlowa jest marketingiem bezpośrednim (może być bowiem marketingiem pośrednim albo kształtowaniem wizerunku).

Jeżeli więc firma uzyska od użytkownika zgodę na przesyłanie informacji handlowej, to automatycznie otrzymuje również zgodę na wykonywanie marketingu bezpośredniego. Należy jednak pamiętać o tym, że każdy kanał komunikacji wymaga odrębnej zgody. Nie można w jednym checkboxie umieszczać naraz treści dwóch klauzul (np. wyrażam zgodę na otrzymywanie na mój adres e-mail informacji handlowych o promocjach, a także wyrażam zgodę na marketing bezpośredni w postaci SMS-ów na mój numer telefonu).
 

Ważne

Każdy marketing bezpośredni jest informacją handlową. Nie każda informacja handlowa jest marketingiem bezpośrednim.


Jeśli firma chce przesyłać komunikaty handlowe (marketingowe) różnymi kanałami komunikacji (np. e-mail, SMS), musi uzyskać zgodę na każdy taki kanał osobno. Nie wolno „wymuszać” jednoczesnego udzielenia zgody na wiele kanałów – taka zgoda nie będzie wówczas uważana za dobrowolną.

Ponadto trzeba pamiętać o tym, że art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne dotyczy nie tylko osób fizycznych. Mówi on o „abonencie” lub „użytkowniku końcowym”. Jeśli zatem abonentem jest osoba prawna (np. spółka z o.o. lub spółka akcyjna), a komunikat marketingowy kierowany jest na adres ogólny (adres taki jak ofice@mylo.pl albo stacjonarny numer telefonu), to również wymagane będzie uprzednie uzyskanie zgody na marketing bezpośredni.
 

Ważne

Zgoda o treści: Chcę otrzymywać na mój adres e-mail informacje o promocjach w sklepie www.xyz.pl będzie jednoczesną zgodą z art. 10 u.ś.u.d.e. oraz zgodą z art. 172 Pr. telekom.

Podobnie będzie ze zgodą o treści: Chcę otrzymywać SMS o nowych usługach, ofertach i promocjach w salonie fryzjerskim należącym do XYZ sp. z o.o. Będzie to zgoda na marketing bezpośredni za pomocą telefonu, ale jednocześnie będzie też zgodą na gruncie art. 10 u.ś.u.d.e.


W powyższych komunikatach nie użyto słów „informacja handlowa”, ale wskazano konkretne rodzaje przekazów, które zawierane będą w newsletterze („informacje o promocjach”, „SMS o nowych usługach, ofertach i promocjach”). Jeśli treść przesyłanych e-mailingów będzie pokrywała się z deklaracją, to podobne zapytania będą spełniały wymogi uzyskania zgody na przesyłanie informacji handlowych.

Przykład

Komunikat o treści Czy chcesz pobrać e-book? Podaj adres e-mail. Kliknij „zapisz się” nie jest prawidłowym sposobem zbierania bazy e-mail marketingowej. W komunikacie tym nie ma bowiem żadnej mowy o dopisaniu rekordu do listy subskrybentów. Komunikat sugeruje, że adres e-mail jest podawany przez użytkownika wyłącznie w celu przesłania e-booka.


 

Jeśli po dokonaniu zapisu w powyższym przykładzie użytkownik otrzyma jeszcze e-maila z prośbą o potwierdzenie subskrypcji (doubleopt-in) – zgodność takiego zapisu z prawem będzie zależała od treści e-maila potwierdzającego. Jeśli znajdzie się tam tylko tekst: Otrzymujesz tę wiadomość, ponieważ zapisałeś się na nasz newsletter. Prosimy kliknąć w poniższy link w celu potwierdzenia subskrypcji – nadal nie będzie to prawidłowy sposób odebrania zgody na otrzymywanie informacji handlowych. Użytkownik nie wie bowiem, co nadawca zamierza umieszczać w newsletterze. Nie wie, czy wyraża zgodę na otrzymywanie komunikacji handlowej, czy może na ciekawe treści merytoryczne.
Słowo „newsletter” nie jest bowiem jednoznaczne. Nie można twierdzić, że każdy, kto zapisuje się na „newsletter”, powinien spodziewać się treści handlowych. Istnieją wszak w internecie również news­lettery pozbawione treści handlowych, np. newsletter GIODO, UOKiK albo newslettery organizacji non-profit.

Sankcje

Sankcje za naruszenie powyższych przepisów mogą być dość dotkliwe. Za naruszenie wymogów art. 172 Pr. telekom. Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej (dalej „UKE”) może nałożyć karę administracyjną w wysokości do 3% obrotu danej firmy z poprzedniego roku kalendarzowego.

Z kolei za naruszenie art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną przewidziana jest jedynie administracyjna sankcja w postaci grzywny do 5000 zł. Jednocześ­nie jednak sama u.ś.u.d.e. wskazuje, że przesyłanie spamu jest czynem nieuczciwej konkurencji. Z kolei ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów stanowi, że czyn nieuczciwej konkurencji jest jednocześnie zawsze naruszeniem zbiorowych interesów konsumentów. UOKiK jest urzędem uprawnionym do prowadzenia postępowania w przedmiocie naruszenia zbiorowych interesów konsumenta. W razie ustalenia, że taka praktyka miała miejsce, Prezes UOKiK może nałożyć karę finansową w wysokości do 10% przychodów firmy za zeszły rok.            

 

[1] Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1219), dalej: u.ś.u.d.e.

[2] Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1907), dalej: Pr. telekom.