Wykaz zbiorów danych osobowych

 

Lp.

Nazwa zbioru danych

Programy zastosowane
do przetwarzania danych

Uwagi

1.

Dane
pracowników i innych osób zatrudnionych

Wersja papierowa:

  • teczki akt osobowych,
  • listy obecności,
  • dzienniki zajęć,
  • protokoły rady pedagogicznej,
  • protokoły zebrań rady rodziców,
  • projekt organizacji pracy przedszkola,
  • listy płac,
  • angaże,
  • ewidencja zatrudniania i zwalniania pracowników, w tym rejestry umów pracowniczych, umów cywilnoprawnych,
  • rejestry w sprawie postępowania awansów nauczycieli (akty nadania, zaświadczenia, opinie),
  • rejestr nagród przyznawanych pracownikom,
  • księga zastępstw,
  • zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagradzaniu,
  • rejestr środków ochrony BHP,
  • rejestr badań okresowych,
  • rejestr wypadków w drodze i w pracy, rejestr chorób zawodowych,
  • rejestr pomocy zdrowotnej dla nauczycieli,
  • ewidencja czasu pracy (urlopy pracownicze, karty roczne),
  • ewidencja delegacji służbowych,
  • ewidencja czasu pracy nauczycieli – godziny ponadwymiarowe,
  • rejestr przyznawania premii,
  • rejestr nagród dyrektora,
  • protokoły komisji socjalnej,
  • deklaracje ubezpieczeniowe pracowników,
  • ewidencja emerytów i rencistów,
  • dokumentacja postępowania dyscyplinarnego wobec nauczycieli,
  • wyciągi bankowe, przelewy,
  • inne rejestry, wykazy prowadzone przez przedszkole, których prowadzenie jest uzasadnione

 

Wersja elektroniczna:

  • SIO,
  • system Płatnik – ZUS,
  • program elektronicznego sporządzania płac, kadr, protokołów rady pedagogicznej, dziennika elektronicznego,
  • system sprawozdawczy GUS,
  • system ubezpieczenia grupowego pracowników wybranej firmy (PZU, AXA, HESTIA, inne),
  • platforma SEO (System Ewaluacji Oświaty),
  • system SL2014 (placówki rozliczające
    projekty UE),
  • własny system elektronicznej komunikacji z nauczycielami połączony ze stroną internetową placówki),
  • system bankowości elektronicznej,
  • inne

Każdemu z tych zbiorów można nadać numer, np.:

1. Teczki akt
osobowych.

2. Listy obecności.

3. …

 

Wówczas w upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych można wpisać jedynie numery zbiorów powierzonych do przetwarzania konkretnej osobie, np.

Wicedyrektor:

zbiór nr 1, 2 itd.

2.

Dane dzieci,
rodziców/opiekunów

Wersja papierowa:

  • dzienniki zajęć,
  • dokumentacja rekrutacji do przedszkola,
  • karty/wnioski przyjęć do przedszkola,
  • umowy z rodzicami,
  • IPETY, programy wspomagania rozwoju,
  • rejestr orzeczeń i opinii poradni psychologiczno-
    -pedagogicznej,
  • plany pracy indywidualnej z dziećmi,
  • arkusze obserwacji dzieci,
  • diagnozy, opinie,
  • wykazy dzieci do organu prowadzącego,
  • wykazy realizacji obowiązku szkolnego,
  • listy żywieniowe,
  • listy obecności na spotkaniach z rodzicami,
  • karty wycieczek,
  • wykaz dzieci i rodziców korzystających z dofinansowania MOPS, GOPS,
  • zgody na wykorzystanie wizerunku dziecka,
  • oświadczenia rodziców z wykazem osób uprawnionych do odbioru dzieci,
  • oświadczenia rodziców samotnych i rodzin wielodzietnych,
  • protokoły rady rodziców,
  • wyciągi bankowe, przelewy,
  • inne

 

Wersja elektroniczna:

  • program elektronicznego sporządzania płac, kadr, protokołów rady pedagogicznej, dziennika elektronicznego,
  • system SIO,
  • system ubezpieczenia grupowego NNW dzieci wybranej firmy (PZU, AXA, HESTIA, inne),
  • system windykacji, np. ERIF,
  • system SL2014 (placówki rozliczające
    projekty UE),
  • własny system elektronicznej komunikacji z rodzicami połączony ze stroną internetową placówki),
  • system bankowości elektronicznej,
  • inne

 

3.

Dane
kontrahentów

Wersja papierowa:

  • ewidencja faktur, dowody księgowe (wyciągi bankowe, przelewy, KP, KW),
  • inne

 

Wersja elektroniczna:

  • programy księgowe (faktury, rachunki, KP, KW),
  • programy do rozliczania wyżywienia, intendentura (raporty żywieniowe, stan magazynu),
  • program do elektronicznej rejestracji frekwencji
    dzieci,
  • system bankowości elektronicznej,
  • inne

 

4.

Archiwum

Wersja papierowa:

  • dokumentacja placówki wg instrukcji kancelaryjnej,
  • inne.

 

Wersja elektroniczna:

archiwalne wersje elektronicznych programów kadrowych, płacowych itp.,

inne.

 

5.

Rejestr korespondencji

Wersja papierowa:

  • segregatory według instrukcji kancelaryjnej (korespondencja z organem prowadzącym,
    kuratorium oświaty, księgowością, ZUS, urzędem skarbowym, rodzicami i innymi
  • podmiotami współpracującymi,
  • wydruki korespondencji, e-maile,
  • inne.

 

Wersja elektroniczna:

  • dane zarchiwizowane na nośnikach elektronicznych dotyczące korespondencji
    z osobami, instytucjami i innymi podmiotami współ­pracującymi z placówką,
  • bieżąca korespondencja e-mail,

inne.

 

6.

Dane osób ubiegających się o pracę

Wersja papierowa:

  • CV

 

Wersja elektroniczna:

  • CV

 

7.

Dane
stażystów,
praktykantów,
wolontariuszy

Wersja papierowa:

  • rejestr stażystów odbywających staż z PUP, umowy z PUP,
  • rejestr praktykantów odbywających praktyki pedagogiczne,
  • umowy z uczelniami,
  • inne.

 

Wersja elektroniczna:

  • według potrzeb, np. dane do systemu GUS,
  • inne.

 

8

Inne dane, których
zbieranie
i przetwarzanie jest uzasadnione w danej
placówce