Zakończenie kontroli – protokół kontroli

Przebieg czynności kontrolnych kontrolujący przedstawia w protokole kontroli. Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach. Protokół kontroli kontrolujący doręcza kontrolowanemu.

Zgodnie z art. 88 u.o.d.o. protokół kontroli zawiera:

  • wskazanie nazwy albo imienia i nazwiska oraz adresu kontrolowanego,
  • imię i nazwisko osoby reprezentującej kontrolowanego oraz nazwę organu reprezentującego kontrolowanego,
  • imię i nazwisko, stanowisko służbowe, numer legitymacji służbowej oraz numer imiennego upoważnienia kontrolującego,
  • datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
  • określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
  • opis stanu faktycznego ustalonego w toku kontroli oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla oceny zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych,
  • wyszczególnienie załączników,
  • omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień,
  • pouczenie kontrolowanego o prawie zgłaszania zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli,
  • datę i miejsce podpisania protokołu kontroli przez kontrolującego i kontrolowanego.

Złożenie zastrzeżeń do protokołu kontroli

Po otrzymaniu protokołu kontroli należy się z nim bardzo uważnie zapoznać. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy protokół kontroli zawiera wszystkie elementy wskazane w art. 88 u.o.d.o. Trzeba także bardzo uważnie przeanalizować jego treść, zwłaszcza jeśli wnioski z protokołu kon­troli wskazują, że jej wynik jest negatywny dla administratora danych i może powodować negatywne konsekwencje.

W takiej sytuacji należy odpowiednio zareagować i złożyć zastrzeżenia do protokołu kontroli. Kontrolowany może w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu kontroli do podpisu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego treści.
Należy pamiętać, że 7-dniowy termin obejmuje także dni wolne, jeśli zatem administrator danych otrzyma protokół np. w poniedziałek, to dokładnie za tydzień w następny poniedziałek upłynie termin na złożenie tych zastrzeżeń.

W każdym przypadku, w którym treść protokołu kontroli budzi zastrzeżenia administratora danych, warto składać zastrzeżenia do protokołu kontroli. Należy w nich wskazać, w jakim zakresie administrator danych nie zgadza się z ustaleniami kontrolującego oraz przedstawić dodatkowe dokumenty lub zgłosić osoby, które mogą być przesłuchane w charakterze świadków. W przypadku złożenia zastrzeżeń kontrolujący dokonuje ich analizy i w razie potrzeby podejmuje dodatkowe czynności kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń zmienia lub uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli w formie aneksu do protokołu kontroli. Natomiast w razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości albo części kontrolujący przekazuje kontrolowanemu informacje o tym wraz z uzasadnieniem.

Jeżeli administrator danych nie doręczy kontrolującemu podpisanego protokołu kontroli i nie zgłosi zastrzeżeń do jego treści w terminie 7 dni, organ nadzorczy uznaje, że administrator danych odmówił podpisania protokołu kontroli. O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący czyni wzmiankę w tym protokole, zawierającą datę jej dokonania.

Czas trwania kontroli

Urząd Ochrony Danych Osobowych powinien przeprowadzić kontrolę w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia okazania kontrolowanemu lub innej osobie wskazanej w przepisach imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Należy pamiętać, że do tego 30-dniowego terminu nie wlicza się terminów przewidzianych na zgłoszenie zastrzeżeń do protokołu kontroli lub podpisanie i doręczenie protokołu kontroli przez kontrolowanego. Natomiast formalnie terminem zakończenia kontroli jest dzień podpisania protokołu kontroli przez kontrolowanego albo dzień dokonania wzmianki o odmowie podpisania protokołu kontroli przez administratora danych.