Zmiany dotyczące samorządu terytorialnego po 4 maja 2019 r.

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: ustawa, wprowadziła szereg zmian w aktualnie obowiązujących aktach prawnych.

Poniżej przedstawiono omówienie wybranych zmian, które dotyczą samorządu terytorialnego.

Kodeks postępowania administracyjnego

Realizacja obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, została unormowana w Kodeksie postępowania administracyjnego: Informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, powinny zostać zawarte w wezwaniu, o którym mowa w art. 54 k.p.a. (chyba że wezwany posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie).

W przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego, czy to z urzędu, czy na wniosek, organ administracji publicznej przekazuje informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, przy pierwszej czynności skierowanej do strony (chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie).

Przekazując sprawę do organu właściwego, organ administracji publicznej, który przekazuje sprawę, w zawiadomieniu o przekazaniu sprawy zawiera również informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, w zakresie danych przetwarzanych przez organ przekazujący (chyba że wnoszący podanie posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie).

Co do zasady strona ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, a prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Wgląd w akta sprawy w przypadku, o którym mowa w art. 236 § 2 k.p.a., następuje natomiast z pominięciem danych osobowych osoby składającej skargę.

Prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów nie narusza prawa osoby, której dane dotyczą, do skorzystania z uprawnień wynikających z art. 15 RODO (prawa dostępu do danych).

W sprawach załatwianych milcząco organ administracji pub­licznej udostępnia informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie. Przekazanie informacji w ten sposób nie zwalnia organu administracji publicznej z obowiązku ich przekazania przy pierwszej czynności skierowanej do strony.

W przypadku wydawania zaświadczeń organ administracji publicznej przekazuje klauzulę informacyjną, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.

W przypadku skarg i wniosków informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, powinny być przekazywane skarżącemu lub wnioskodawcy przy pierwszej czynności skierowanej do tych osób.

Przekazując skargę organowi właściwemu do jej rozpatrzenia, organ, który ją otrzymał, dołącza do zawiadomienia o przekazaniu skargi informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, w zakresie danych przetwarzanych przez organ przekazujący skargę.

W przypadku wszczęcia albo wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji, jej uchylenia albo zmiany na skutek skargi, o której mowa w art. 233 zdanie drugie, art. 234 pkt 2 lub art. 235, w stosunku do strony i uczestnika postępowania nie stosuje się przepisu dotyczącego możliwości uzyskania dostępu do wszelkich informacji o źródle pozyskania danych, jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą. Nie zmienia to okoliczności, iż na każdym etapie postępowania skarżący może zezwolić organowi na udostępnienie swoich danych stronie postępowania.

Postępowanie egzekucyjne w administracji

Dane osobowe, które są przetwarzane w celu wykonywania zadań wynikających z ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, podlegają zabezpieczeniom zapobiegającym nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazywaniu polegającym co najmniej na:

  1. dopuszczeniu przez administratora danych do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób do tego uprawnionych,
  2. pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności,
  3. testowaniu i doskonaleniu stosowanych środków technicznych i organizacyjnych,
  4. zapewnieniu bezpiecznej komunikacji w sieciach tele­informatycznych, w szczególności poprzez pozyskiwanie danych osobowych i przekazywanie ich podmiotom zewnętrznym z wykorzystaniem technik kryptograficznych,
  5. zapewnieniu ochrony przed nieuprawnionym dostępem do systemów informatycznych organów,
  6. zapewnieniu integralności danych w systemach informatycznych organów,
  7. określeniu zasad bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

Wychowanie w trzeźwości i przeciwdziałanie alkoholizmowi

Wyraźnie podkreślono, że wójt (burmistrz, prezydent miasta) jest administratorem danych, o których mowa w art. 25a ust. 1 i 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, przetwarzanych przez powołaną przez niego gminną komisję rozwiązywania problemów alkoholowych.

Dane utrwalone za pomocą urządzeń monitorujących w trybie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi powinny być przetwarzane wyłącznie przez osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych (czyli przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta) w celu realizacji zadań określonych w ustawie. Osoby te są zobowiązane do zachowania tych danych w poufności.

Archiwa

W zgłoszeniu dotyczącym udostępnienia materiałów archi­walnych można domagać się wyłącznie następujących danych zainteresowanego lub jego upoważnionego przedstawiciela:

  1. imię i nazwisko,
  2. adres zamieszkania,
  3. adres korespondencyjny,
  4. numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, jeżeli zostały podane do wykorzystania,
  5. rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego toż­samość,
  6. podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.

Przyznano m.in. podmiotom prowadzącym archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych uprawnienie do nieodpłatnego korzystania z systemów informatycznych i teleinformatycznych na podstawie umowy albo porozumienia zawartych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub właściwym archiwum państwowym.

W przypadku przetwarzania danych osobowych przez:

  1. archiwa państwowe,
  2. archiwa wyodrębnione,
  3. jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny,
  4. biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archi­wal­nego, oraz gromadzące materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny, których organizatorem jest: minister lub kierownik urzędu centralnego, jednostka samorządu terytorialnego, państwowa jedno­stka organizacyjna, bądź działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w zakresie ich działalności archiwalnej ograniczono stosowanie prawa do sprostowania i uzupełnienia danych niekompletnych w ten sposób, że przetwarzający przyjmują od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne.

Uregulowano, iż sprostowanie lub uzupełnienie jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów archiwalnych, a informację o wniesieniu sprostowania lub uzupełnienia zamieszcza się w odpowiednich środkach ewidencyjnych.

Ograniczono również zastosowanie prawa do ograniczenia przetwarzania danych w dwóch sytuacjach, tj. gdy:

  1. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający admi­istratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
  2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania, w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

O tych ograniczeniach w zakresie żądania sprostowania i uzupełnienia danych oraz ograniczenia przetwarzania danych administrator powinien poinformować w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejs­cu w swojej siedzibie.

Wykonywanie prawa do dostępu do danych i uzyskania ich kopii może nastąpić w przypadku archiwów w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych. O tych ograniczeniach administrator informuje w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie.

Jednostki prowadzące państwowy zasób archiwalny są obowiązane stosować zabezpieczenia polegające co najmniej na:

  1. dopuszczeniu do przetwarzania chronionych danych osobowych wyłącznie pracowników posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych,
  2. pisemnym zobowiązaniu pracowników, o których mowa w pkt 1, do zachowania przetwarzanych danych w poufności.

Ponadto jednostki prowadzące państwowy zasób archiwalny w ramach działalności archiwalnej wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych. Zabezpieczenia wolności i praw stosuje się odpowiednio do dokumentacji niestanowiącej materiałów archiwalnych, o ile nie sprzeciwia się to celom postępowania z tą dokumentacją.

Stosowanie zabezpieczeń w postaci anonimizacji i pseudonimizacji nie będzie natomiast obowiązkowe, jeżeli:

  1. przetwarza się, w tym udostępnia, dane osobowe za zgodą osoby, której dane dotyczą, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego,
  2. osoba, której dane dotyczą, dobrowolnie i świadomie podała je uprzednio do publicznej wiadomości.

Uregulowano również okres przetwarzania danych, wskazując, iż dane są przetwarzane odpowiednio albo wieczyście, albo – w przypadku dokumentacji innej niż stanowiąca materiały archiwalne – przez okres wynikający z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Drogi publiczne

Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust. 1 lit. a–c RODO, zarząd drogi albo zarządca drogi wykonuje, pobierając opłatę za postój pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania, w szczególności zamieszczając stosowne informacje w miejscu, w którym opłata ta jest wnoszona.

Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust. 1 lit. d–f i ust. 2 RODO, zarząd drogi lub zarządca drogi wykonuje, udostępniając informacje w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, o czym informuje osoby, których dane osobowe są przetwarzane, w szczególności poprzez zamieszczenie takiej informacji w miejscu, w którym opłata jest wnoszona.

Zarząd drogi albo zarządca drogi informuje o ograniczeniach, o których mowa powyżej, udostępniając stosowne informacje w miejscu, w którym opłata jest wnoszona, w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej oraz w miejscu widocznym w siedzibie.

Dane osobowe przetwarzane w związku z poborem opłat za postój pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania, przechowuje się przez okres ustalony zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dane te podlegają zabezpieczeniom zapobiegającym nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazywaniu, polegającym
co najmniej na:

  1. dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych,
  2. pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy.

Wystąpienie przez osobę, której dane dotyczą, z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych nie wpływa na obowiązek wniesienia opłaty za postój pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania.

W przypadku poboru opłaty dodatkowej (za nieuiszczenie opłaty za postój pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania) zarząd drogi albo zarządca drogi wykonują obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, przy pierwszej czynności skierowanej do osoby, której dane dotyczą (chyba że posiada ona te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie).

Wystąpienie przez osobę, której dane dotyczą, z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych nie wpływa na obowiązek wniesienia opłaty dodatkowej.

W przypadku opłat elektronicznych obowiązek informacyjny powinien zostać zrealizowany przy pierwszej czynności skierowanej do osoby, której dane dotyczą, (chyba że posiada ona te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie) oraz za pośrednictwem strony internetowej zawierającej informacje dotyczące poboru opłaty elektronicznej. Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych nie wpływa przy tym na obowiązek wniesienia opłaty elektronicznej.

Nagrody

W przypadku ustanawiania i przyznawania dorocznych nagród za osiągnięcia w dziedzinie twórczości artystycznej, upowszechniania i ochrony kultury dane osób nagrodzonych przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji zadań związanych z ustanawianiem i przyznawaniem nagród, a organy przyznające dokonują przeglądu tych danych co 5 lat.

W przypadku stypendiów przyznawanych za twórczość artystyczną, upowszechnianie kultury oraz opiekę nad zabytkami dane osób nagrodzonych przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji zadań związanych z przyznawaniem stypendiów, a organy przyznające dokonują przeglądu tych danych co 5 lat.

Prawo budowlane

W związku z przetwarzaniem przez organy administracji architektoniczno-budowlanej i organy nadzoru budowlanego danych osobowych w toku realizacji zadań okreś­lonych w ustawie Prawo budowlane, prawo uzyskania informacji o źródle danych (w przypadku ich zebrania z innego źródła niż od osoby, której dane dotyczą) przysługuje w zakresie, w jakim nie ma wpływu na ochronę praw i wolności osoby, od której dane pozyskano. O tym ograniczeniu organy informują odpowiednio przy pierwszej czynności skierowanej do osoby, której dane dotyczą, lub w trybie obwieszczenia (zgodnie z art. 49 k.p.a.).

Okres przechowywania danych, jeżeli nie wynika z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach albo przepisów odrębnych, wynika wówczas z przepisów wydanych na podstawie art. 6 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dane osobowe podlegają zabezpieczeniom zapobiegającym nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazaniu polegającym co najmniej na:

  1. dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających upoważnienie wydane przez administratora danych,
  2. pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy.

Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych nie wpływa na:

  1. prowadzenie rejestrów i ewidencji przez organy administracji architektoniczno-budowlanej, organy nadzoru budowlanego),
  2. przebieg i wynik postępowań w sprawie odpowiedzialności zawodowej w budownictwie,
  3. czynności związane z kontrolą przestrzegania i stosowania przepisów prawa budowlanego.

Odbudowa, remonty i rozbiórka obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu

Realizacja obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, następuje przez wójta, burmistrza albo prezydenta miasta w związku z:

  1. realizacją czynności, o których mowa w art. 13d ust. 12 ustawy z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu, przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w ogłoszeniu, o którym mowa w ust. 12,
  2. realizacją czynności, o których mowa w ust. 13 i 14 ww. ustawy, przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie.

Razem z klauzulą informacyjną wójt, burmistrz, prezydent miasta informuje o ograniczeniu w możliwości realizacji prawa do uzyskania informacji o wszelkich dostępnych źródłach zebrania danych (gdy nie zostały one zebrane od osoby, której dotyczą). Uprawnienie to bowiem przysługuje, gdy nie wpływa na ochronę praw i wolności osoby, od której dane pozyskano.

Gdy okres przechowywania danych osobowych nie wynika z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553 i 730), organy przechowują dane przez okres ustalony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 6 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dane osobowe podlegają zabezpieczeniom zapobiegającym nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazaniu polegającym co najmniej na:

  1. dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych,
  2. pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności.

Ponadto wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych nie wpływa na przebieg i wynik postępowań w przedmiocie uchwalania miejscowych planów odbudowy.

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

W związku z przetwarzaniem przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta, marszałka województwa, wojewodę, zarząd województwa albo zarząd związku metropolitalnego danych osobowych uzyskanych w toku prowadzenia postępowań dotyczących sporządzania aktów planistycznych, o których mowa w ustawie, prawo do uzyskania wszelkich dostępnych informacji o źródle danych (jeżeli dane nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą) przysługuje, jeżeli nie wpływa na ochronę praw i wolności osoby, od której dane te pozyskano.

Okres przechowywania danych wynika albo z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archi­walnym i archiwach albo z przepisów wydanych na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dane osobowe podlegają zabezpieczeniom zapobiegającym nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazaniu polegającym co najmniej na:

  1. dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych,
  2. pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności.

Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych nie wpływa na przebieg i wynik postępowań dotyczących sporządzania aktów planistycznych.

Realizacja obowiązku informacyjnego przez wójta/burmistrza/prezydenta miasta wraz z poinformowaniem o ograniczeniu w zakresie realizacji uprawnienia do uzys­kania informacji o źródle danych (jeżeli dane nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą) odbywa się następująco:

  1. w sytuacjach wskazanych w art. 11 pkt 3, 7 i 9 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie;
  2. art. 11 pkt 1 i 8 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej i w widocznym miejscu w swojej siedzibie oraz w obwieszczeniu, o którym mowa w art. 11 pkt 1 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, albo w ogłoszeniu, o którym mowa w art. 11 pkt 7 przedmiotowej ustawy.

Realizacja obowiązku informacyjnego przez wójta/burmistrza/prezydenta miasta wraz z poinformowaniem o ograniczeniu w zakresie realizacji uprawnienia do uzyskania informacji o źródle danych (jeżeli dane nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą) odbywa się następująco:

  1. w sytuacjach wskazanych w art. 17 pkt 4, 9 i 12–14 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie,
  2. w sytuacjach wskazanych w art. 17 pkt 1 i 11 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej, w widocznym miejscu w swojej siedzibie oraz w obwieszczeniu, o którym mowa w art. 17 pkt 1 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, albo w ogłoszeniu, o którym mowa w art. 17 pkt 9 przedmiotowej ustawy.

Realizacja obowiązku informacyjnego przez wójta/burmistrza/prezydenta miasta wraz z poinformowaniem o ograniczeniu w zakresie realizacji uprawnienia do uzys­kania informacji o źródle danych (jeżeli dane nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą) odbywa się następująco:

  1. w sytuacji wskazanej w art. 37b ust. 3 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie,
  2. w sytuacji wskazanej w art. 37b ust. 2 pkt 8 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej, w widocznym miejscu w swojej siedzibie oraz w obwieszczeniu, o którym mowa w art. 37b ust. 2 pkt 8 powołanej ustawy.

Realizacja obowiązku informacyjnego przez zarząd województwa wraz z poinformowaniem o ograniczeniu w zakresie realizacji uprawnienia do uzyskania informacji o źródle danych (jeżeli dane nie zostały zebrane od osoby,
której dane dotyczą) odbywa się następująco:

  1. w sytuacji wskazanej w art. 38b ust. 2 pkt 5 i 6 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie,
  2. w sytuacji wskazanej w art. 38b ust. 2 pkt 4 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej, w widocznym miejscu w swojej siedzibie oraz w obwieszczeniu, o którym mowa w art. 38b ust. 2 pkt 4 powołanej ustawy.

Realizacja obowiązku informacyjnego przez marszałka województwa wraz z poinformowaniem o ograniczeniu w zakresie realizacji uprawnienia do uzyskania informacji o źródle danych (jeżeli dane nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą) odbywa się następująco:

  1. w sytuacji wskazanej w art. 41 ust. 1 pkt 3 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie,
  2.  w sytuacji wskazanej w art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym – przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej, w widocznym miejscu w swojej siedzibie oraz w obwieszczeniu, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1 powołanej ustawy.

Pomoc społeczna

Administratorami danych osobowych, przetwarzanych w celu udzielania świadczeń z pomocy społecznej przez te podmioty i jednostki, są podmioty uprawnione, którym zlecono realizację zadania z zakresu pomocy społecznej, a w przypadku wykonywania zleconego zadania poprzez jednostki organizacyjne pomocy społecznej – te jednostki.

Podmioty i osoby realizujące zadania w zakresie pomocy społecznej określone w ustawie o pomocy społecznej przetwarzają dane osobowe osób, do których stosuje się ustawę, oraz członków ich rodzin w zakresie i celu niezbędnych do realizacji zadań wynikających z ustawy.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu udzielenia świadczeń, o których mowa w art. 106 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, oraz w celu świadczenia usług w ośrodkach wsparcia, rodzinnych domach pomocy, mieszkaniach chronionych i domach pomocy społecznej, wykonanie obowiązku informacyjnego wskazanego w art. 13 ust. 1 i 2 RODO następuje przez zamieszczenie informacji w widocznym miejscu w budynku, w którym udzielane są świadczenia lub świadczone usługi, o czym administrator informuje najpóźniej przy pierwszej czynności skierowanej do osoby, której dane dotyczą.

Zabezpieczenia stosowane przez administratora danych w celu ochrony danych osobowych polegają co najmniej na:

  1. dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych,
  2. pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy.

Podmioty i osoby realizujące zadania w zakresie pomocy społecznej określone w niniejszej ustawie obowiązane są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych, które uzyskały przy wykonywaniu tych zadań.

Przeciwdziałanie przemocy w rodzinie

Członkowie zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, o których mowa w art. 9b ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie, mogą przetwarzać szczegółowo wskazane w ustawie dane dotyczące następujących kategorii osób:

  1. osób, co do których istnieje podejrzenie, że są dotknięte przemocą w rodzinie, oraz osób dotkniętych przemocą w rodzinie,
  2. innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie z osobą, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie, lub z osobą stosującą przemoc w rodzinie,
  3. osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie, oraz osób stosujących przemoc w rodzinie.

Członkowie zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych mają dostęp do wyraźnie wskazanej dokumentacji, z wyłączeniem dostępu do dokumentacji zawierającej dane osób dotkniętych przemocą w rodzinie oraz osób zgłaszających podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie, których udostępnienie mogłoby spowodować zagrożenie życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób dotkniętych przemocą w rodzinie lub osób zgłaszających podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie.

Administratorem danych przetwarzanych przez członków zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych jest ośrodek pomocy społecznej zapewniający obsługę organizacyjno-techniczną zespołu interdyscyplinarnego.

Zabezpieczenia stosowane przez administratora danych w celu ochrony danych osobowych polegają co najmniej na:

dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;

pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy.

Dowody osobiste

Organ gminy, przyjmując wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego, z urzędu dokonuje sprawdzenia danych zawartych we wniosku o wydanie dowodu osobistego z danymi zawartymi w Rejestrze Dowodów Osobistych oraz w rejestrze PESEL.

W przypadku stwierdzenia niezgodności danych zawartych we wniosku z danymi zawartymi w wyżej wskazanych rejestrach, organ, który stwierdził niezgodność danych, podejmuje działania w celu usunięcia niezgodności zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.

W przypadku stwierdzenia błędu lub braku danych w Rejestrze Dowodów Osobistych w odniesieniu do danych, o których mowa w art. 56 ust. 1 pkt 2–4 i 6 ustawy o dowodach osobistych, organy według swojej właściwości przekazują niezwłocznie informację o potrzebie ich sprostowania lub uzupełnienia do ministra właściwego do spraw informatyzacji, z wykorzystaniem systemu tele­informatycznego.

Ewidencja ludności

W celu realizacji zadań określonych w ustawie o ewidencji ludności organ gminy, kierownik urzędu stanu cywilnego, organy paszportowe, wojewoda, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw informatyzacji posiadają dostęp do rejestru PESEL.

Rejestr mieszkańców natomiast jest prowadzony zgodnie z właściwością miejscową przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), który odpowiada za utrzymanie i rozwój tego rejestru.

Zapisy w dziennikach systemów (logach) przechowywane są przez 5 lat od dnia ich utworzenia.

Usunięcie niezgodności w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców może polegać w szczególności na sprostowaniu danych nieprawidłowych lub uzupełnieniu danych. Wniosek o usunięcie niezgodności zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL, adres do korespondencji, jeżeli korespondencja ma być prowadzona drogą pocztową, oraz uzasadnienie.

Co do zasady danych i zapisów zgromadzonych w rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców nie usuwa się, z zastrzeżeniem art. 10 ust. 6 i 6a ustawy o ewidencji ludności.

Publiczny transport zbiorowy

Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych nie wpływa na przebieg kontroli oraz na uprawnienie właściwego organu do nałożenia kary w trybie ustawy o publicznym transporcie zbiorowym.

Akta stanu cywilnego

Wpisy w rejestrze stanu cywilnego dokonywane są przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego.

W celu realizacji zadań określonych w ustawie kierownik urzędu stanu cywilnego, zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego, wojewoda, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw informatyzacji posiadają dostęp do rejestru stanu cywilnego.

Obowiązki związane z realizacją prawa dostępu do danych realizuje jednak minister właściwy do spraw informatyzacji.

Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

Po upływie okresów przechowywania aktów stanu cywilnego oraz aktów zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, akta te kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego.

Po upływie okresów przechowywania, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właś­ciwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje zgodnie z art. 26 ust. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.

Po przeniesieniu aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego dane wykorzystane do przeniesienia aktu ulegają trwałemu usunięciu z systemu komputerowego. Do czasu przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego jest administratorem danych zgromadzonych w systemie komputerowym.

Rewitalizacja

Wójt, burmistrz albo prezydent miasta wykonuje obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie, a w przypadku czynności, o których mowa w art. 6 ust. 2 ustawy o rewitalizacji (dotyczących konsultacji społecznych), dodatkowo w obwieszczeniu i ogłoszeniu.

W przypadku przetwarzania danych osobowych przez wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, w celu realizacji zadania polegającego na sporządzeniu gminnego programu rewitalizacji, prawo do uzyskania informacji o źród­le danych (w przypadku zebrania ich nie od osoby, której dotyczą) przysługuje w zakresie, w jakim nie wpływa na ochronę praw i wolności osoby, od której dane pozyskano. O tym ograniczeniu organy informują przez udostępnienie stosownych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, na swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie, a w przypadku czynności, o których mowa w art. 6 ust. 2 ustawy o rewitalizacji (dotyczących konsultacji społecznych), dodatkowo w obwieszczeniu i ogłoszeniu.

Okres przechowywania danych wynika z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach bądź z art. 6 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dane osobowe podlegają zabezpieczeniom zapobiegającym nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazaniu polegającym co najmniej na:

  1. dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych,
  2. pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności.

Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania nie wpływa na przebieg i wynik postępowań.