Zmiany w przepisach o zakładowych funduszach świadczeń socjalnych w związku z RODO

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest jedną z szeregu ustaw, która zostanie zmieniona po wejściu w życie tzw. ustawy wprowadzającej RODO, tj. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. W związku z powyższym pracodawca musi mieć możliwości weryfikacji sytuacji pracownika, od której zależy przyznanie mu świadczeń z ZFŚS.

W nowelizacji ustawy wskazano, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
 

Ważne!

Określenie sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika jest konieczne w celu ustalenia, czy i jakie świadczenia z ZFŚS może otrzymać pracownik. Powyższe informacje pracownik przekazuje pracodawcy w formie oświadczenia.

Podkreślić jednak należy, że w celu weryfikacji wskazanych informacji podanych przez pracownika, pracodawca jest uprawniony do żądania przedstawienia do wglądu przez pracownika dokumentów potwierdzających złożone oświadczenia, np. kopii deklaracji PIT lub innych dokumentów, np. aktów ślubu, urodzenia.

Co jednak bardzo istotne, pracownik jest zobowiązany do okazania dokumentów potwierdzających jego sytuację rodzinną i majątkową w zakresie, w jakim jest to niezbędne do uzyskania świadczeń z ZFŚS. Natomiast pracodawca nie może kopiować przedstawionych mu dokumentów, mają one bowiem służyć jedynie potwierdzeniu informacji zawartych w oświadczeniu pracownika.


Ustawą wprowadzającą RODO zmieniono także zapis art. 8 ust. 2 ustawy ZFŚS, zgodnie z którym zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem zasad przetwarzania danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej nteresów.

Pracodawca w regulaminie ZFŚS powinien określić, jakie świadczenia przysługują pracownikom i jakie warunki muszą spełnić pracownicy, aby móc je otrzymać. Dodatkowo pracodawca powinien określić, jakie dokumenty będzie zobowiązany przedstawić pracownik, aby potwierdzić swoją sytuację rodzinną i materialną. Jest to o tyle istotne, że pracodawca może żądać od pracownika okazania tylko takich dokumentów, jakie zostały wskazane w regulaminie ZFŚS. Warto zatem zadbać, żeby w regulaminie zostały wskazane te dokumenty, które będą potrzebne do weryfikacji sytuacji pracownika, z tym że powinien to być katalog otwarty, trudno bowiem z góry określić wszystkie dokumenty, jakie mogą okazać się potrzebne (np. PIT-37, ale także inne rodzaje, przykładowo PIT-36, PIT 40A/11A), ponieważ zarówno pracownicy, jak i ich rodziny mogą osiągać dochody z bardzo różnych źródeł.

Podkreślenia wymaga także fakt, że pracownicy w celu uzyskania świadczeń z ZFŚS przekazują swojemu pracodawcy szereg informacji o sobie i swojej rodzinie, w tym zawierających dane osobowe, często także szczególnych kategorii. Należy wskazać, że to pracodawca prowadzący ZFŚS jest administratorem danych osobowych przekazywanych mu przez pracowników. Na pracodawcy ciąży więc obowiązek prawidłowego przetwarzania otrzymanych danych osobowych, jak również obowiązek ich odpowiedniego zabezpieczenia, zgodnego z RODO.

W znowelizowanych przepisach ustawy o ZFŚS dodano do art. 8 ust. 1b, zgodnie z którym do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
 

Ważne!

Należy pamiętać, że osoby, które będą u danego pracodawcy obsługiwały ZFŚS, muszą otrzymać odpowiednie pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, w tym dotyczących zdrowia. Co więcej, należy
zobowiązać takie osoby do zachowania tajemnicy.

Jest to istotne ze względu na fakt, że takie osoby będą miały dostęp do szeregu bardzo prywatnych informacji dotyczących innych pracowników, takich jak: dochody ich współmałżonków czy też stan zdrowia członków ich rodzin.

Tak szeroki zakres informacji przekazywanych w związku z przetwarzaniem danych na potrzeby udzielania świadczeń z ZFŚS wywołuje często opór i niezadowolenie wśród innych pracowników, którzy obawiają się podawać tak szczegółowe dane o swojej rodzinie.

Rolą pracodawcy jest więc zadbanie o należyte zabezpieczenie tych danych, nie tylko fizyczne i informatyczne, ale także przede wszystkim organizacyjne. Konieczne wydaje się zatem przeszkolenie pracowników przetwarzających te dane w ramach ZFŚS, w tym wska zanie im ciążących na nich obowiązków oraz zobowiązanie ich do zachowania tajemnicy, z uwzględnieniem rygorów za jej ewentualne naruszenie.

Ponadto pamiętać też należy o tym, że z uwagi na zasadę minimalizacji danych osobowych (wynikającą z RODO) pracodawca powinien domagać się podania danych osobowych tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywiście niezbędne do prawidłowego ustalenia sytuacji rodzinnej i majątkowej pracownika. Żądanie nadmiernej ilości danych osobowych, nieadekwatnych do celu ich przetwarzania (czyli do ustalenia prawa do świadczeń z ZFŚS), może być uznane za naruszenie zasad wynikających z RODO.


W nowych przepisach o ZFŚS dodano też zapisy regulujące czas przetwarzania tych danych przez pracodawcę. Zgodnie z ust. 1c znowelizowanego art. 8 przedmiotowej ustawy pracodawca przetwarza dane osobowe podane w związku z udzielaniem świadczeń z ZFŚS przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Dodatkowo w ust. 1d wskazano, że pracodawca dokonuje przeglądu podanych danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów związanych z ustalaniem prawa do świadczeń ZFŚS.

 

Ważne!

Pracodawca powinien pamiętać o tym, by w regulaminie ZFŚS określić dokładne zasady i warunki udzielania świadczeń ZFŚS.

Co więcej, na potrzeby udzielania świadczeń z ZFŚS pracownicy przekazują pracodawcy szereg informacji zawierających dane osobowe zarówno ich, jak i członków ich rodzin, dlatego regulamin ZFŚS powinien zawierać również zapisy odnoszące się do zasad przetwarzania danych osobowych w tym zakresie, w szczególności:

  • pracodawca powinien określić cel przetwarzania danych osób, które są gromadzone w ramach działania ZFŚS; celem tym będzie realizacja uprawnień przysługujących z ZFŚS;
  • należy także wskazać podstawę prawną przetwarzania przedmiotowych danych osobowych, którą będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zawiązku z art. 8 ustawy o ZFŚS;
  • trzeba także określić czas przechowywania przedmiotowych danych osobowych, które zgodnie ze znowelizowanymi przepisami będą przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia prawa do otrzymywania świadczeń z ZFŚS oraz przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń zawią­zanych z ZFŚS.

W kontekście podstawy przetwarzania danych osobowych związanych z ZFŚS istotny jest fakt, że przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 8 ustawy o ZFŚS, a nie na podstawie zgody. W tej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku odbierania od pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu ustalenia prawa do świadczeń z ZFŚS. Jest to o tyle istotne, że jeśli dane byłyby przetwarzane na podstawie zgody, to taką zgodę można w każdej chwili wycofać, co wpłynęłoby na funkcjonowanie ZFŚS. Obecnie pracownik jest zobowiązany do podania informacji i danych osobowych określonych w regulaminie ZFŚS w celu ustalenia prawa do świadczeń z tego funduszu. Jeśli nie będzie chciał przekazać przedmiotowych danych, to konsekwencją będzie po prostu nieotrzymanie świadczeń z ZFŚS.


W zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z ZFŚS istotna jest również kwestia spełnienia obowiązku informacyjnego spoczywającego na pracodawcy jako administratorze danych osobowych. Obowiązek informacyjny wobec pracowników w zakresie danych osobowych przetwarzanych na potrzeby ustalenia prawa do świadczeń z ZFŚS powinien być spełniony w klauzuli informacyjnej, którą pracownicy otrzymują w momencie zatrudnienia u danego pracodawcy.

Natomiast w stosunku do osób, które nie są pracownikami, a których dane osobowe pracodawca przetwarza w związku z przyznaniem uprawnień z ZFŚS, można nie spełniać obowiązku informacyjnego, powołując się na art. 14
ust. 5 lit. c RODO, zgodnie z którym nie trzeba spełniać obowiązku informacyjnego w sytuacjach, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie danych osobowych jest wyraźnie uregulowane prawem, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą.

W tej sytuacji nie ma potrzeby kierowania osobnej klauzuli informacyjnej do osób, które nie są zatrudnione u danego pracodawcy, a ich dane pracodawca przetwarza na potrzeby ustalenia prawa do świadczeń z ZFŚS, np. współmałżonków lub dzieci pracowników.